Bên cạnh việc phải làm quen với môi trường và nội dung công việc mới, nếu lần đầu làm việc tại các công ty của Nhật bạn cũng sẽ phải làm quen với việc sử dụng các ứng dụng phục vụ cho việc giao tiếp và quản lý công việc.
Các ứng dụng như Chatwork, Slack hay Trello là những công cụ làm việc khá phổ biến trong môi trường công sở Nhật Bản. Nếu bạn vẫn còn cảm thấy lạ lẫm khi nghe đến những cái tên này hãy cùng đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về chúng nhé.
Chatwork
Chatwork có thể xem là ứng dụng giao tiếp phổ biến nhất tại Nhật Bản mà bất kỳ ai khi đã làm tại các công ty của Nhật Bản đều không thể không biết đến. Công cụ giao tiếp này là một sản phẩm của Nhật Bản hiện đã có mặt tại hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới và được rất nhiều công ty sử dụng làm công cụ giao tiếp trong công việc.
Ưu điểm nổi bật của chatwork là giao diện dễ sử dụng, có thể kết nối với những người trong và ngoài công ty.
Bên cạnh gửi tin nhắn bằng văn bản, bạn cũng có thể gọi điện bằng các cuộc họp thoại hoặc cuộc họp hình ảnh. Điều này sẽ rất hữu ích trong thời buổi tất cả đang làm việc online như hiện nay. Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ các tập tin như file tài liệu, hình ảnh, video qua đây.
Ngoài ra, Chatwork cũng cho phép bạn tạo lập các nhóm chat để liên hệ cho nhiều người khác nhau, tính năng này cũng giúp tiết kiệm thời gian liên lạc.
Không chỉ là một công cụ liên lạc tuyệt vời, Chatwork còn tích hợp cả tính năng của một công cụ quản lý công việc cho phép bạn giao việc cho người khác cũng như quản lý tiến độ công việc của chính mình. Tính năng này vô cùng hữu ích giúp bạn theo sát và hoàn thành công việc đúng kỳ hạn.
・Cách thiết lập tài khoản: sử dụng tài khoản email để đăng ký
・Ngôn ngữ hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Trung (phồn thể), tiếng Việt, tiếng Thái và tiếng Tây Ban Nha
Slack
Slack là một ứng dụng giao tiếp của Mỹ đã có mặt tại hơn 100 quốc gia trên thế giới (tính đến tháng 6/2018). Tại Nhật Bản số lượng các doanh nghiệp và cá nhân sử dụng ứng dụng này đang gia tăng nhanh chóng, đặc biệt là tại các công ty trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Vậy điều gì khiến Slack được ưa chuộng đến vậy?
Ưu điểm lớn nhất của Slack là bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí để kết nối với nhiều người và thiết lập các phòng chat khác nhau mà không bị giới hạn như Chatwork. Bạn có thể chia ra thành nhiều kênh (Channels) tương ứng với những nội dung công việc khác nhau ví dụ như Kế toán, Nhân sự, Bán hàng,… Trong mỗi kênh này bạn cũng có thể tiếp tục chia nhỏ thành các hạng mục khác nhau. Đây là một tính năng vô cùng tuyệt vời của Slack giúp bạn sắp xếp các cuộc trò chuyện, để không phải mất thời gian tìm kiếm sau đó.
Ngoài ra, Slack cũng có rất nhiều các tính năng khác để các cuộc nói chuyện trở nên thú vị hơn như các biểu tượng emoji, hoặc bạn có thể tự tạo emoji cho riêng mình. Giao diện của Slack cũng khá thân thiện với người dùng, có rất nhiều chủ đề (theme) khác nhau để bạn có thể thay đổi tùy thích.
Tuy nhiên, một hạn chế của ứng dụng này đó là để sử dụng được bạn phải là Admin của team hoặc được Admin gửi thông tin của phòng chat, do đó ứng dụng này cũng hạn chế việc thêm hoặc trao đổi thông tin với những người ngoài công ty. Ngoài ra, việc có nhiều tính năng cũng khiến cho những người mới sử dụng cảm thấy khó khăn khi thao tác.
・Ngôn ngữ hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Ý, tiếng Trung (phồn thể), tiếng Trung (giản thể), tiếng Nhật, tiếng Hàn
Trello
Trello là một ứng dụng quản lý công việc tuyệt vời giúp bạn lên kế hoạch, quản lý thời gian, sắp xếp những công việc ưu tiên để không bị “ngập” trong deadline. Đây cũng là một phần mềm bạn có thể sử dụng miễn phí cho những tính năng cơ bản.
Trello sẽ quản lý công việc của bạn trên các thẻ (card) ghi tiêu đề công việc. Với mỗi thẻ này bạn có thể ghi nội dung công việc, ghi chú hoặc tạo checklist với các đầu việc nhỏ hơn. Trello đặc biệt phù hợp khi bạn làm các dự án hoặc những công việc mất nhiều thời gian và công đoạn để hoàn thành, bởi phần mềm sẽ phân chia công việc của bạn thành từng cột riêng với các trạng thái như “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”.
Bên cạnh tính ứng dụng cao, Trello cũng được nhiều người lựa chọn sử dụng bởi tính đơn giản, không có quá nhiều tính năng và thao tác phức tạp nên ngay cả những người mới cũng có thể dễ dàng sử dụng trong lần đầu tiên.
Ngoài ra, sử dụng Trello bạn cũng có thể chia sẻ tiến độ công việc hoặc giao việc cho các thành viên khác trong nhóm một cách dễ dàng. Thông tin về nội dung, tiến độ công việc cũng như nhiệm vụ của từng người được công khai và quản lý một cách có khoa học sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc hơn.
・Ngôn ngữ hỗ trợ: 24 ngôn ngữ bao gồm cả tiếng Việt
Google Drive
Google Drive là một sản phẩm của Google giúp lưu trữ và đồng bộ hóa các tập tin, từ đó người dùng có thể chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bài thuyết trình,… Đây là một công cụ hữu ích không chỉ trong công việc mà còn được sử dụng vào nhiều mục đích khác như học tập, giao tiếp xã hội, cá nhân,… phổ biến không chỉ ở Nhật Bản mà rất nhiều quốc gia trên thế giới.
Trong công việc, Google Drive thường được sử dụng để tạo văn bản, lập bảng tính, bài thuyết trình, bảng khảo sát,… So với việc thực hiện các công việc này bằng phần mềm của Microsoft, bạn có thể lưu trữ thông tin tại đây và chia sẻ nhanh chóng cho những người khác ở công ty bất cứ khi nào cần đến. Điều này khiến việc thao tác trở nên nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian hơn.
Ngoài ra, với các file đã chia sẻ, những người khác có thể sửa đổi trực tiếp lên trên file, bạn cũng sẽ nhìn được những thay đổi này ngay khi đối phương thao tác. Những nội dung bạn tạo hoặc chỉnh sửa sẽ được lưu tự động do đó bạn không cần phải lo bị mất tài liệu do quên chưa ấn nút lưu giống như Microsoft.
Bên cạnh chức năng là một kho lưu trữ thông tin khổng lồ, Google Drive còn tích hợp nhiều tiện ích bổ sung khác để quản lý công việc như Tasks, Keep để ghi chú những công việc cần làm, hay Meet để tổ chức các cuộc họp, buổi trao đổi trực tuyến. Nhìn chung Google Drive là một phần mềm vô cùng tiện lợi để lưu trữ và chia sẻ thông tin giúp quá trình trao đổi công việc được diễn ra nhanh chóng.
X-Mind
X-mind là phần mềm để bạn lập sơ đồ tư duy trên máy tính để ghi nhớ và phát triển ý tưởng. Đây là phần mềm được cộng đồng mạng bình chọn là bản đồ tư duy phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm có sẵn các mẫu bản đồ để bạn lựa chọn với cách trình bày đa dạng như bản đồ mặc định, xương cá, bảng tính, tổ chức, cây và biểu đồ logic.
Hoặc nếu không thích bạn cũng có thể tự tạo cho mình những bản đồ tư duy riêng. X-mind cũng có nhiều tính năng để bạn tùy chỉnh sơ đồ tư duy của mình để chúng trở nên đẹp mắt và dễ nhìn. Ngoài ra, các bản đồ tư duy tạo trên X-mind có thể xuất sang định dạng văn bản, hình ảnh hoặc HTML.
Vì là một công cụ đắc lực dùng trong công việc nên X-mind cũng có thể chia sẻ cho nhiều người. Các cá nhân được chia sẻ có thể xem, nhận xét hoặc bổ sung ý kiến trực tiếp hoặc tải về. X-mind cũng giống như các phần mềm khác của Microsoft, bạn có thể sử dụng ngay cả khi không có mạng internet.
Thay vì tạo bài phát biểu bằng Powerpoint giờ đây nhiều người cũng sử dụng X-mind với sơ đồ đơn giản dễ hiểu cho các buổi thuyết trình. Bạn cũng hãy thử sử dụng ứng dụng này để thiết kế bài phát biểu của mình xem sao nhé!
・Ngôn ngữ hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Hà Lan, tiếng Nhật, tiếng Trung
Evernote
Evernote là một ứng dụng của Mỹ được thiết kế để ghi chú, sắp xếp, quản lý các tác vụ và lưu trữ. Không chỉ là công cụ để ghi chú văn bản thông thường, bạn có thể sử dụng Evernote để thêm hình ảnh, chữ viết tay, thậm chí là có thể dùng để ghi âm. Các thông tin được ghi chú trên Evernote cũng được sắp xếp theo thẻ một cách rất khoa học, giúp bạn dễ dàng quản lý cũng như tìm kiếm.
Ngoài ra, cũng giống như các ứng dụng kể trên, Evernote cũng có chức năng chia sẻ, cho phép nhiều người cùng truy cập, cùng xem cũng như là ghi chú trực tiếp vào đó. Một ưu điểm khác của Evernote là khả năng tự đồng bộ giữa các thiết bị truy cập, chỉ cần bạn truy cập vào bằng cùng một tài khoản thì dù là sử dụng nhiều máy tính hay điện thoại khác nhau thì vẫn sẽ xem được cùng nội dung như vậy.
Evernote cũng có thể liên kết với Google Drive và Gmail giúp bạn có thể chia sẻ và tải thông tin một cách dễ dàng.
・Đăng ký tài khoản: sử dụng tài khoản email để đăng ký
・Ngôn ngữ hỗ trợ: 24 ngôn ngữ bao gồm cả tiếng Việt
Trên đây là một vài ứng dụng cơ bản thường được sử dụng tại các công ty ở Nhật. Trên thực tế mỗi công ty sẽ sử dụng những phần mềm khác nhau phù hợp với nội dung và tính chất công việc, nên chỉ khi vào làm việc chính thức bạn mới có thể biết được mình cần phải làm quen với những ứng dụng nào. Ngoài những ứng dụng này ra, nếu các bạn biết ứng dụng nào khác thường được sử dụng trong môi trường công sở hãy chia sẻ cho chúng tôi nhé!
Theo tsunagulocal.com
Japan IT Works
