Những điều bắt buộc phải biết khi làm ở công ty Nhật

Khi chúng ta bắt đầu đi làm sẽ có rất nhiều thứ khác biệt với thời sinh viên, từ giờ giấc, văn hóa trong công ty... 

Đặc biệt là trong công ty Nhật, do khác biệt về văn hóa nên chúng ta cần phải biết trước những điều này, và cố gắng thực hành nó để có 1 mối quan hệ thật tốt với những người đồng nghiệp sau này.

Văn hóa công sở (ビジネスマナー) là gì?

Có thể hiểu đơn giản, là tập hợp những quy tắc cơ bản khi làm việc với người Nhật, để giúp cho chúng ta cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc chung với nhau. Làm đúng các nguyên tắc này bạn có thể giữ được mối quan hệ với người Nhật tốt hơn, việc giao tiếp với họ cũng sẽ dễ dàng và trơn tru hơn. Điều này là bắt buộc ở bất cứ công ty Nhật nào cũng sẽ như vậy.

Giờ thì chúng ta sẽ đi vào 7 quy tắc cơ bản nhé.

1. Chào hỏi (挨拶)

Chào hỏi nhau là việc cực kỳ cần thiết trong công ty Nhật, việc chào hỏi nhau như chào đồng nghiệp, sếp là việc thường xuyên phải làm như là 1 việc bắt buộc. 

Ví dụ khi sáng chúng ta bước vào công ty thì câu đầu tiên gặp nhau phải là [おはようございます！」, trưa, chiều, tối hay bất cứ khi nào thì có thể nói [お疲れ様です] .

Ngoài ra, khi chào cần chú ý gương mặt và giọng, khi chào to và vui vẽ thể hiện sự khỏe mạnh sẽ được đồng nghiệp yêu thích hơn, việc chào nhỏ và không nhìn thẳng vào mặt đối phương thể hiện sự e dè nhút nhát sẽ không được yêu thích bằng.

Việc chủ động chào hỏi mọi người trong công ty sẽ làm thay đổi không khí nơi mình làm việc, được đồng nghiệp và sếp đánh giá cao cũng như chú ý đến mình hơn sẽ giúp chúng ta có được ưu thế cao hơn.

2. Cách nói chuyện (言葉遣い)

Trong văn hóa Nhật khi nói chuyện với người lớn hơn mình như sếp, cần phải chú ý sử dụng kính ngữ, khiêm nhường ngữ 1 cách chính xác.

Chúng ta sẽ điểm qua 1 vài từ dễ sử dụng sai.

Sự khác biệt giữa 弊社、我が社、当社、御社

「弊社」 được sử dụng khi nói chuyện với người ngoài công ty về công ty mình. 弊社 là khiêm nhường ngữ.

Ví dụ :

この度の弊社のミスにより、大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

「我が社」 thì dành cho những người có chức vụ cao trong công ty như sếp, giám đốc nói về công ty của mình với những nhân viên khác trong cùng công ty, vì vậy nhân viên mới vào công ty không nên sử dụng từ này để nói về công ty mình.

Ví dụ:

我が社の最大の強みは、技術力だ。

「当社」thì thường được dùng để nói về công ty 1 cách khách quan nên thường được sử dụng các bài thuyết trình hoặc nội quy công ty.

Ví dụ :

当社の歴史を紹介します。

「御社」 được sử dụng để nói về công ty của đối phương, khách hàng. 御社 là kính ngữ.

Ví dụ:

御社のサービスはすばらしいですね。

すみません／ご苦労さまです

Khi chúng ta làm sai hoặc nhận được sự giúp đỡ chúng ta thường hay sử dụng 「すみません」, tuy nhiên trong văn phòng thì cần chú ý, nếu trong mối quan hệ thân thiết thì ok, tuy nhiên đa số trường hợp thì nên sử dụng 申し訳ございません sẽ an toàn hơn. Còn đối với khi chúng ta nhờ vả giúp đỡ thì có thể sử dụng 「すみませんが……」、「恐れ入りますが……」vẫn được.

Khi chào hỏi, 「ご苦労さまです」chỉ sử dụng cho cấp trên nói với cấp dưới, người mới vào công ty nên sử dụng 「お疲れさまです」

了解しました

Khi nhận chỉ thị từ cấp trên, từ sử dụng đúng là 「かしこまりました」. 了解しました thường được sử dụng tuy nhiên nó không phải là kính ngữ nên cần phải hết sức chú ý khi sử dụng nó.

3. Trang phục, bề ngoài (身だしなみ)

Chúng ta cần phải chỉnh chu hơn 1 chút, như áo quần sạch sẽ, ngay thẳng. Về điểm này thì khi chúng ta làm ở Nhật và Việt Nam sẽ có khác biệt. 

Nếu làm ở Nhật thì cần phải bận áo vest, thắt cà vạt ... Còn đối với các bạn làm ở Việt Nam thì đơn giản hơn chỉ cần ăn bận gọn gàng và sạch sẽ là ok.

4. Đúng thời gian (時間厳守)

Đối với người Nhật trễ 1 phút cũng là trễ. Chúng ta cần chú ý thời gian bắt đầu thí dụ như thời gian bắt đầu buổi họp, cuộc hẹn, khi chúng ta đi trễ không chỉ ảnh hưởng đến chúng ta mà ảnh hưởng đến rất nhiều người khác. 

Trong công việc cũng vậy, khi có chỉ định thời gian cụ thể, cần phải quản lý thời gian để tuân thủ nó, trường hợp cảm thấy có sự chậm trễ kỳ hạn, cần phải báo cáo tình trạng sớm nhất có thể với cấp trên.

5. Thực hiện đúng quy định công ty (会社のルールを守る)

Trong công ty sẽ có rất nhiều quy định, kể cả từng phòng ban cũng có quy định riêng chúng ta nên tuân thủ nó. Chỉ cần có 1 người phá vỡ quy tắc thì những người khác cũng có thể nên chúng ta cần giữ quy tắc tối đa có thể.

5. Nghe điện thoại (電話応対)

Bây giờ thì do có thể đối ứng bằng Email, SNS... nên việc nghe điện thoại công ty cũng không còn nhiều như trước tuy nhiên chúng ta cũng nên biết qua những điều này để sử dụng khi cần thiết.

Chào hỏi khi bắt điện thoại lên có thể nói 「お電話ありがとうございます、××社◯◯です」hoặc「はい。××社◯◯でございます」.

Khi điện thoại reo, cần nhanh chóng đến bắt điện thoại. Sau khi bắt nếu có sếp ở đó thì sẽ nói khách hàng chờ để chuyển máy bằng câu 「只今おつなぎいたします。しばらくお待ちください, sau đó bấm chuyển máy cho sếp và lưu ý phải nói rõ với sếp là ai đang gọi đến. 

Nếu không có sếp ở đó, có thể thông báo với khách hàng bằng câu「離席しておりますので、よろしければ代わりにご用件をお伺いいたします」, sau khi khách hàng nhắn lại thì ghi chép lại và có thể xác nhận với khách hàng việc mình đã nắm được thông tin lời nhắn rồi bằng câu 「××が承りました」với xx là tên của mình và nói tiếp 「伺ったご用件は必ず◯◯に伝えます」 rồi ngắt máy.

6. Trao danh thiếp (名刺交換)

Đối với các bạn làm cho công ty Nhật nhưng ở VN thì sẽ không thấy việc này, nhưng mình cũng muốn giới thiệu luôn để các bạn nắm văn hóa Nhật, đối với người Nhật khi mới gặp nhau văn hóa trao danh thiếp rất quan trọng.

Vì vậy chúng ta sẽ cùng xem chi tiết các bước trao danh thiếp của người Nhật nhe, điều này cũng rất quan trọng và cần đúng quy cách.

Cách trao danh thiếp

1. Cầm danh thiếp bằng cả 2 tay đưa danh thiếp về phía trước sao cho đối phương có thể dễ dàng đọc được và giới thiệu tên mình trong lúc đưa danh thiếp. Chú ý đưa danh thiếp sao cho nằm ở vị trí thấp hơn danh thiếp của đối phương.
2. Khi nhận danh thiếp sẽ nói 「頂戴いたします」, chú ý nhận bằng 2 tay, trường hợp cả 2 cùng lúc trao danh thiếp sẽ trao tay phải và nhận tay trái. Sau khi nhận xong lúc này xác nhận tên trong danh thiếp, tiếp đó có thể nói 「素敵なお名刺ですね」 để bắt đầu cuộc nói chuyện.
3. Đừng vội vàng cất danh thiếp đi, mà hãy giữ nó trong khi bạn đứng và khi ngồi xuống thì hãy xếp nó vào hộp đựng danh thiếp.

Đối với văn hóa Nhật, không ai là người không làm sai, không thất bại, tuy nhiên việc mình sẽ làm gì sau khi làm sai rất quan trọng, chú ý những điều sau, sau khi đã làm sai.

1. Ngay lập tức xin lỗi và báo cáo.
2. Cần cho họ biết mình sẽ làm gì để không lặp lại vấn đề đó lần nữa.

Theo itcomtor.com

Japan IT Works