Nếu có một lịch trình bận rộn, bạn có thể muốn tận dụng tối đa khoảng thời gian mỗi ngày. Nếu bạn đang phải giải quyết rất nhiều vấn đề cùng một lúc, điều này có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp.
Tuy nhiên, các kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý thời gian cơ bản có thể giúp bạn tạo thói quen hàng ngày hiệu quả. Bạn có thể bắt đầu một ngày với bữa sáng dinh dưỡng, một ly nước và tập luyện thể thao. Điều này sẽ giúp bạn tràn đầy năng lượng khi đi làm hoặc đi học.
Ưu tiên thực hiện các công việc của bạn dựa trên mức độ quan trọng. Hãy dành cho bản thân những khoảng thời gian nghỉ ngơi để đảm bảo bạn không bị kiệt sức. Khi ở nhà, hãy tập trung vào những việc như dọn dẹp và lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Ngoài ra, hãy nhớ làm điều gì đó thư giãn và việc tự chăm sóc bản thân cũng quan trọng không kém làm việc hiệu quả.
1. Loại bỏ phiền nhiễu
Một ngày làm việc hiệu quả bắt đầu bằng những những điều sao lãng nho nhỏ. Khi bắt đầu vào công việc hoặc vào học, hãy loại bỏ bất cứ thứ gì có thể khiến bạn bị phân tán. Bạn muốn có thể tập trung vào công việc thay vì những thứ khác.
- Nếu bạn làm việc trên máy tính, hãy tắt bất cứ trình duyệt và ứng dụng hoặc phần mềm nào làm bạn sao lãng. Đăng xuất khỏi các tài khoản mạng xã hội. Tắt các trang web nơi bạn đang đọc các tin tức bài báo. Nếu bạn đang chạy một chương trình gây mất tập trung trong máy, hãy đóng nó.
- Loại bỏ bất cứ thứ gì trên bàn làm việc có thể làm bạn bị phân tán. Nếu bạn mang một cuốn sách đến để đọc trong thời gian không làm việc, hãy cất nó đi sau khi đã đọc xong. Gạt bỏ bất kỳ thiết bị điện tử nào, như iPhone hoặc iPod, có thể lấy đi năng lượng của bạn.
2. Nói "không" với các yêu cầu không phù hợp với sự ưu tiên của bạn
Không có gì sai khi nói "không", đặc biệt nếu bạn có một ngày bận rộn phía trước và mọi người yêu cầu làm những việc bạn không có thời gian hoặc năng lượng để thực hiện. Nếu ai đó yêu cầu bạn làm một cái gì đó không phù hợp với những sự ưu tiên trong ngày, hãy cho họ biết rằng bạn không thể giúp đỡ họ.
- Hãy thử nói một cái gì đó như: "Không, tôi có rất nhiều vấn đề cần phải giải quyết ngày hôm nay và tôi không thể thêm bất cứ điều gì khác". Hoặc, chỉ cần nói: "Không. Tôi không thể giúp bạn thực hiện điều đó ngày hôm nay".
3. Thiết lập không gian làm việc
Không ai có thể làm việc hiệu quả trong một bầu không khí lộn xộn. Trước khi bạn bắt đầu làm việc, hãy dành một vài phút để dọn dẹp. Sắp xếp lại tất cả giấy tờ và vứt bất cứ thứ gì bạn không cần nữa. Nếu có bụi và dơ bẩn trên bàn làm việc của bạn, hãy nhanh chóng lau sạch nó. Nếu bạn thấy bất kỳ mẩu rác nào đó, như một lon soda hoặc một vỏ bọc kẹo, hãy vứt nó đi. Một không gian làm việc gọn gàng là điều quan trọng trong việc đạt được mục tiêu lớn hơn để bạn làm việc hiệu quả hơn.
- Sắp xếp giấy tờ một cách hợp lý, các giấy tờ bạn cần xem xét hoặc làm việc có thể nằm trong một chồng giấy, nhưng giấy tờ đã được hoàn thành có thể ở nơi khác.
- Giữ các vật dụng thật ngăn nắp, đặt tất cả các vật tư văn phòng cơ bản (ghim, kéo, bút, v.v.) vào một ngăn kéo bàn làm việc của bạn.
4. Tập trung mỗi lúc một việc
Hãy giữ năng lượng của bạn tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong khi đang làm việc đó. Chẳng hạn, đừng nghĩ về việc đi về nhà trong khi bạn đang thực hiện một báo cáo. Đừng nghĩ về công việc tiếp theo bạn cần làm trong khi đang làm một công việc khác. Tập trung mỗi lúc một việc sẽ khiến bạn năng suất hơn, vì bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi hoàn toàn chăm chú vào một nhiệm vụ.
- Làm việc đa nhiệm thực sự có hại cho năng suất, vì sẽ mất nhiều thời gian hơn để cố gắng thực hiện ba việc cùng một lúc so với làm mỗi lúc một việc.
- Thay vì chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau, hãy lựa chọn một việc để hoàn thành nó, và sau đó di chuyển đến nhiệm vụ tiếp theo. Hãy tránh làm những việc như kiểm tra điện thoại hoặc email trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành một cái gì đó.
5. Giải quyết trước các công việc quan trọng nhất
Nếu bạn không mong chờ một nhiệm vụ khó khăn hoặc quan trọng, hãy thực hiện nó trước. Bằng cách này, các công việc quan trọng sẽ chấm dứt. Bạn cũng sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn, cho phép bạn trải qua một ngày với ít căng thẳng hơn. Điều này có thể làm cho bạn năng suất hơn.
- Bạn có thể tham khảo qua danh sách đã lên kế hoạch vào đêm hôm trước. Ba đến năm công việc bạn hoàn toàn cần làm là gì? Bắt đầu với một trong những điều đó.
- Chẳng hạn, điều đầu tiên làm vào buổi sáng là hãy nói rằng bạn đang lo lắng việc trả lời lại email của một khách hàng quan trọng, thay vì trì hoãn và lo lắng về nó.
6. Dành cho bản thân phần thưởng và nghỉ ngơi trong suốt cả ngày
Một khía cạnh của năng suất là thỉnh thoảng hãy để bản thân được nghỉ ngơi. Bạn sẽ có thể kiệt sức trước kết thúc ngày làm việc nếu không được nghỉ giải lao. Hãy điều chỉnh thời gian làm việc và cho phép bản thân nghỉ một khoản thời gian ngắn cứ sau 15 đến 30 phút.
- Bạn cũng có thể tự thưởng cho bản thân mình. Nếu bạn biết sẽ có một phần thưởng khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể làm việc chăm chỉ hơn. Ví dụ, bạn có thể cho phép mình ăn một viên kẹo sau khi đã hoàn thành một bài luận. Bạn có thể cho phép bản thân lướt mạng xã hội trong 5 phút sau khi hoàn thành việc lên kế hoạch thuyết trình.
7. Chuẩn bị trang phục của bạn cho ngày hôm sau
Chuẩn bị sẵn sàng quần áo bạn sẽ mặc vào đêm hôm trước chính là một ý tưởng tốt. Lựa chọn trang phục bạn muốn mặc để làm việc hoặc đi học vào ngày hôm sau, sau đó đặt nó gần vị trí giường của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ không lãng phí bất cứ khoảng thời gian nào chỉ để tìm quần áo khi buổi sáng đến.
8. Tham gia vào các hoạt động giúp bạn thư giãn
Bạn không thể lúc nào cũng đi đây đi đó, vì điều quan trọng là phải dành thời gian cho mình mỗi đêm để nghỉ ngơi. Trước khi đi ngủ, hãy làm một cái gì đó khiến bạn cảm thấy sảng khoái và ổn định, có thể chọn một hoạt động như đọc sách, tắm nước ấm, hoặc xem tivi. Tất cả những điều này có thể giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn, ngăn chặn năng suất lao động giảm sút.
9. Lên một danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau trước khi đi ngủ
Một lần nữa, hãy thực hiện việc lên danh sách việc cần làm. Nó có thể giúp bạn theo kịp chu kỳ năng suất vào ngày hôm sau. Hãy nhớ viết ra 3 đến 5 nhiệm vụ bạn hoàn toàn phải làm vào ngày hôm sau.
Mẹo
- Bằng việc sắp xếp lựa chọn ưu tiên trong ngày, trước tiên bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách. Việc làm này sẽ cho phép bạn xử lý những tình huống khẩn cấp chắc chắn sẽ xảy ra không như mong muốn, mà không làm hỏng toàn bộ lịch trình của bạn.
- Hãy chắc chắn duy trì linh hoạt kế hoạch của bạn, vì nó có thể thay đổi, và đôi khi không.
- Hãy thử sắp xếp giường của bạn gọn gàng vào mỗi sáng. Việc hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ khi thức dậy khiến bạn năng suất hơn trong suốt cả ngày đã được chứng minh.
Hy vọng những bí kíp trên đây có thể giúp cho bạn có một ngày làm việc năng lượng và hiệu quả.
-------------
Tác giả: Trudi Griffin, LPC, MS
Link bài gốc: How to Have a Productive Day
Dịch giả: Nguyễn Trần Tuyết Trinh
Japan IT Works
