Trước tiên, bạn phải xác định sự khác biệt hiện tại là bây giờ bạn không chỉ phải nhận trách nhiệm cho việc của bản thân mà là “TOÀN ĐỘI” (team, nhóm). Trách nhiệm bây giờ rất lớn và ảnh hưởng đến rất nhiều người cũng như sự nghiệp của bản thân bạn. Nhưng nếu bạn vượt qua được và có sự tin tưởng của mọi người thì điều đó thật tuyệt vời.
Tại sao bạn trở thành Team Leader?
Khi bạn được trao cơ hội là TEAM LEADER thì bạn đã làm những điều như sau:
- Bạn rất giỏi về kỹ thuật cũng như có kiến thức sâu về các dự án bạn đang làm.
- Bạn có khả năng giao tiếp tốt với mọi người và cả cấp trên.
- Bạn là người nỗ lực và nhiệt tình nhất trong toàn đội.
- Bạn hiểu vấn đề và đưa ra các giải pháp để toàn đội giải quyết.
Bạn thấy đó, không có gì là tự nhiên đúng không? Đó là vì khả năng của bạn và công ty cần bạn như một người truyền cảm hứng cho cả đội.
Vậy khi bạn đã được trao cơ hội, thì bạn cần biết mình cần có những kỹ năng nào để trở thành một Team Leader giỏi.
1. Dành thời gian để lãnh đạo (Make Time to Lead)
Trước khi trở thành Team Leader thì cần phải:
- Hiểu rõ việc của team members trước khi làm việc của mình
- Hãy luôn sẵn sàng khi mọi người cần, dù việc mình đang dang dở
- Xác định khối lượng công việc và thời gian của bản thân
- Làm chủ cảm xúc và tránh “ôm đồm”
Ngoài ra, hãy biết cách dung hòa cảm xúc và giải trí để tránh những “stress” mà trách nhiệm này mang lại. Bạn phải làm quen với nó từ 1-3 tháng kể từ khi nhận trách nhiệm làm Team Leader.
Và cuối cùng, khi bạn cảm thấy không giải quyết được các vấn đề trong team thì nên gặp cấp trên để trao đổi và chia sẻ, tránh trường hợp kéo dài “sự chịu đựng” của bản thân.
2. Hiểu rõ nhóm của bạn (Get to Know your Team)
Đây là một kỹ năng rất quan trọng mà một người quản lý cần có. Bạn có thể làm tốt việc của bạn hay không là do bạn biết “giao đúng người, đúng việc”. Để làm được điều này thì bạn phải hiểu rõ từng điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên trong team.
Nếu là các thành viên cũ thì bạn sẽ rất dễ dàng vì đã thời gian làm việc cùng nhau. Còn đối với thành viên mới, thì bạn hãy “trao đổi” trước khi giao việc. Hãy tạo điều kiện cho mỗi thành viên được làm những công việc theo thế mạnh vì sẽ giúp giải quyết công việc nhanh hơn. Nhưng đôi lúc bạn cũng phải “tạo ra các thử thách” bằng cách giao những công việc khó cho các thành viên. Với cách này, bạn phải kiểm soát thời gian chặt chẽ và nên bố trí làm việc theo nhóm 2 người (1 người có kinh nghiệm và 1 người mới).
Và cuối cùng, bạn hãy “lập ra 1 danh sách” bao gồm các thông số mà bạn có thể quản lý các thành viên theo từng tiêu chí. Việc lập danh sách càng chi tiết theo từng kỹ năng, soft skills, … thì khi bạn lựa chọn để bố trí công việc càng dễ dàng.
3. Chìa khóa là GIAO TIẾP (Communicate is GOLD KEY)
Bạn phải luôn luôn mở lòng và GIAO TIẾP cởi mở với từng thành viên. Bằng cách trực tiếp hay gián tiếp (chat, email) và bất cứ lúc nào. Hãy cùng tham gia vào các hoạt động của team, cùng chia sẻ ý tưởng và thực hiện với nhau. Chính điều này giúp team bạn gắn kết hơn và bạn có thêm sự tin tưởng của mọi người.
4. Lãnh đạo bằng những Thể Hiện Trực Quan (Lead by Example)
Bạn là hình tượng của cả team. Vì mỗi hành động, thái độ và cách xử lý vấn đề của bạn sẽ là đòi hỏi của bạn đối với người khác. Đừng bao giờ đi ngược lại điều này. Bạn mong muốn điều gì thì bạn phải thể hiện cách mình làm điều đó ra sao, để các thành viên có thể thấy và làm theo.
Hãy luôn cởi mở, chân thật và đam mê. Hãy quan tâm và đối xử mọi thành viên như nhau. Và hãy nhớ rằng, “thái độ của bạn là thành quả bạn mong muốn”.
5. Nhận trách nhiệm (Taking Responsibility)
Việc bạn hành xử khi có vấn đề xảy ra sẽ thể hiện bạn là team leader như thế nào.
- Trước tiên, đừng đổ lỗi cho bất cứ thành viên nào vì bạn là người quản lý, bạn có quyền nắm rõ từng công việc và hiểu rõ mọi rủi ro trong dự án. Hãy dũng cảm thừa nhận sai sót trong quản lý.
- Vấn đề có thể xảy ra bất cứ lúc nào, bạn càng chậm trễ xử lý thì hậu quả sẽ nặng nề. Do đó, khi bạn cảm thấy có vấn đề trong dự án thì dành thời gian để giải quyết nó càng sớm càng tốt. Đừng để bị sa lầy mà không thấy lối ra.
- Hãy xử lý vấn đề theo cách đơn giản nhất. Bạn là người quản lý, nhưng thành quả thì của cả nhóm. Bạn hãy bàn bạc, lắng nghe ý kiến từ mọi thành viên và giữ lại quyền quyết định của chính mình. Khi đã thống nhất thì mọi vấn đề sẽ trở nên dễ dàng giải quyết hơn.
- Cuối cùng, bạn hãy học kinh nghiệm từ những lần thất bại. Quản lý không phải là việc dễ, bạn không thể học một sớm một chiều mà phải đánh đổi bằng thời gian. Hãy rút kinh nghiệm từ những sai lầm để tránh mắc phải trong tương lai. Hãy tin là mình có thể làm được và chủ động thay đổi bản thân.
6. Trao quyền và tin tưởng (Delegate)
Hãy tin tưởng vào các thành viên và năng lực của cả nhóm. Bạn không thể làm tất cả mọi việc và làm việc cho người khác. Chỉ có tin tưởng và dám giao công việc thì bạn mới có đủ thời gian để quản lý. Để làm được bạn cần:
- Chắc chắn mỗi thành viên hiểu rõ ý của bạn và kết quả mà bạn mong đợi.
- Kiểm soát tiến độ và thành quả từng công việc theo ngày.
- Nếu có vấn đề xảy ra thì hãy để team tự giải quyết với sự hỗ trợ từ phía bạn chứ không phải là từ 1 mình bạn.
7. Dám quyết định (Be decisive)
Đây chính là một thử thách trong công việc quản lý. Khi bạn đối mặt với một quyết định 50-50 thì bạn phải chọn 1. Bạn trì hoãn thì bạn sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực. Nói như vậy không có nghĩa bạn sẽ quyết định nhanh chóng và vội vàng. Vậy để có một quyết định đúng:
- Thu thập thông tin càng nhiều càng tốt, có thể đánh giá được mặt ưu và nhược của mỗi phương án.
- Chọn phương án giải quyết mà bạn cảm thấy tự tin nhất, nhưng nếu vẫn chưa có thì nên thảo luận với toàn team cũng như sự giúp đỡ từ cấp trên.
- Hãy dám chấp nhận thất bại nếu bạn đã quyết định sai. Đôi lúc đó là bài học để bạn tránh được những sai lầm trong tương lai.
8. Yêu thích công việc (Enjoy it!)
Hãy yêu thích công việc bạn đang làm, dù vai trò bạn là gì. Vì chỉ có yêu thích thì bạn mới làm tốt. Có thể giai đoạn đầu là giai đoạn thử thách, khó khăn nhưng khi đã vượt qua thì bạn sẽ cảm thấy quen thuộc và yêu thích nó. Công việc là một phần của cuộc sống và có tình yêu thì có tất cả.
Tổng hợp
Japan IT Works
