Khi bước chân vào thế giới công sở, văn phòng công ty Nhật, không chỉ là rào cản về ngôn ngữ, mà chắc hẳn sẽ còn rất nhiều các vấn đề, rắc rối khác mà bạn sẽ gặp phải.
Những lúc bị vướng vào rắc rồi như vậy, đừng tự mình ôm rắc rối, vấn đề đó một mình, hãy báo cáo và bàn bạc với cấp trên để vấn đề được giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng.
1. Những vấn đề thường gặp trong và ngoài công ty
Khi mắc lỗi, phạm sai lầm
Là người thì ai cũng có lúc phạm sai lầm, quan trọng là không được để sai lầm nối tiếp sai lầm. Do đó, khi mắc lỗi, điều đầu tiên phải làm là cần tìm ra nguyên nhân của sai lầm là gì, ví dụ như do thiếu sót trong liên lạc, hay tự mình phán đoán đưa ra quyết định sai, hay do quên nên dẫn đến mắc lỗi,… Sau khi tìm ra nguyên nhân, hãy đưa ra đối sách, biện pháp phòng tránh để lần sau không phạm phải cùng một lỗi.
Đồng thời, đừng quên báo cáo ngay cho cấp trên. Nếu báo cáo cho cấp trên càng sớm càng tốt thì vấn đề sẽ càng được nhanh chóng giải quyết, và bạn cũng không bị khiển trách nhiều. Ngược lại, nếu không kịp thời báo cáo cho cấp trên, vấn đề có thể trở nên nghiêm trọng hơn.
Khi bị cấp trên/ khách hàng mắng
Khi bị cấp trên hoặc khách hàng mắng, lỗi có thể do bạn gây ra hoặc do đối phương hiểu nhầm. Do vậy, sau khi hiểu được nguyên nhân mình bị mắng là gì, tùy vào từng trường hợp, hãy ứng xử một cách thông minh để tránh làm mất lòng đối phương.
Nếu lỗi thực sự do bạn gây ra, hãy lắng nghe lời khiển trách của đối phương, đồng thời bày tỏ sự biết ơn vì đối phương đã dành thời gian quý báu để chỉ ra lỗi sai cho mình.
Trường hợp lỗi không phải ở bạn, mà do đối phương hiểu nhầm, trước hết cần bình tĩnh nghe đối phương mắng trước, sau đó mới giải thích vấn đề một cách nhẹ nhàng, tình cảm.
Tuyệt đối tránh:
- Khóc trước mặt đối phương. Hãy cố gắng chịu đựng rồi chờ đến lúc vào nhà vệ sinh.
- Lý do lý trấu. Cố gắng bào chữa, viện cớ chỉ khiến đối phương càng tức giận hơn.
- Tỏ thái độ chống đối. Cho dù bản thân bạn không có lỗi đi thì cũng không được phép tỏ thái độ chống đối với đối phương.
- Cười xòa. Sẽ khiến cho đối phương nghĩ bạn không tôn trọng họ.
2. Những vấn đề đến từ ngoài công ty
Đột nhiên bị khách hàng cắt hợp đồng
Đây là vấn đề khá nghiêm trọng, đặc biệt là đối với những bạn làm nghề sales. Trong trường hợp này, bạn phải tìm ra nguyên nhân khiến đối phương không hài lòng là gì, ví dụ nhưng không theo dõi sát sao tình hình phía khách hàng, không kịp thời đối ứng cho khách hàng,… Tùy vào từng trường hợp mà bạn có thể lấy lại hợp đồng hay không.
Tuy nhiên, dù có trong trường hợp nào đi chăng nữa, bạn cùng phải báo cáo vấn đề ngay lập tức cho cấp trên, bao gồm tình hình trước và sau khi bị cắt hợp đồng, thái độ của khách hàng như thế nào,… và xin ý kiến của cấp trên xem nên xử lý như thế nào.
Khi có khiếu nại từ khách hàng
Khi có khiếu nại từ khách hàng, việc đầu tiên cần làm là phải xin lỗi. Nếu cứ cố gắng tìm hiểu nguyên nhân phàn nàn từ khách hàng rồi mới xin lỗi sẽ chỉ càng khiến khách hàng tức giận hơn. Do đó, hãy lắng nghe toàn bộ câu chuyện, lời khiếu nại của khách hàng rồi hãy suy nghĩ đến phương án giải quyết.
Sau khi xin lỗi, hãy hỏi tình hình phía đối phương ra sao, ví dụ ngày giờ, địa điểm mua hàng là gì, tình hình trước và sau khi xảy ra vấn đề,…. Sau đó, hãy điều tra nguyên nhân của vấn đề và giải thích nhẹ nhàng, và xin lại tên, địa chỉ liên lạc của đối phương. Cuối cùng, báo cáo lại vấn đề cho cấp trên. Trường hợp không thể giải quyết luôn được vấn đề bạn vẫn phải báo cáo càng sớm càng tốt cho cấp trên để có biện pháp kịp thời xử lý.
★Xử lý khiếu nại qua điện thoại
Hãy ghi nhớ các câu cần phải nói khi có khiếu nại của khách hàng qua điện thoại như sau:
– 「わたくし、○○でよろしければお話をお伺いいたします。」
Nếu khách hàng đòi gặp trực tiếp cấp trên, thì bạn cũng không được phép chuyển máy luôn. Trước tiên, hãy lắng nghe khiếu nại của khách hàng, rồi điều tra nguyên nhân để giải quyết hoặc truyền đạt lại vấn đề cho người phụ trách và để khách hàng trực tiếp liên lạc với người phụ trách.
– 「ご迷惑をおかけしまして申し訳ありません」
Cho dù thế nào đi chăng nữa thì bạn cũng phải xin lỗi khách hàng, sau đó hỏi cụ thể, chi tiết tình hình「具体的にはどのように…」. Tuyệt đối không được nói những câu đại loại như「そんなはずはありません」
– 「このようなことのないよう、以後（いご）気を付けます」
Sau khi giải quyết xong khiếu nại hoặc tìm hiểu xong toàn bộ vấn đề, hãy xin lỗi và hứa không phạm phải sai lầm như vậy nữa, đồng thời để bày tỏ thành ý muốn duy trì quan hệ, hãy nói「今後ともよろしくお願いします」
3. Những vấn đề thường gặp trong công ty
Cặp bồ trong công ty
Cặp bồ trong công ty là điều cấm kỵ trong công ty Nhật, đây là điều không cần bàn cãi. Ngay cả khi trong công ty có người cặp bồ thì bạn cũng không nên liên quan, dính líu đến, cũng như không được phát tán tin đồn liên quan đến người đó.
Bị bắt nạt
Nếu như mức độ bắt nạt hoặc mức độ ảnh hưởng đến tinh thần ngày càng nghiêm trọng, hãy báo cáo với cấp trên để nhờ cấp trên giải quyết. Có thể bạn sẽ được cấp trên cho chuyển bộ phận để không bị bắt nạt nữa.
Bị mời đi ăn nhiều lần
Nếu bạn không tiện từ chối nhiều lần, khi được mời đi ăn tối, hãy đề nghị đi ăn trưa vào ngày hôm sau, hoặc rủ thêm đồng nghiệp khác đi ăn cùng.
*Lưu ý:
Trường hợp người rủ đi ăn là đối tác làm ăn, đừng tự tiện đưa ra quyết định có nên đi ăn cùng hay không, mà hãy bàn bạc vấn đề này với cấp trên, không nên tùy tiện làm ra hành động gì bất cẩn.
Yêu đương nơi công sở
Hãy cố gắng tránh thể hiện tình cảm riêng tư tại công ty. Nếu như đương sự là bạn thì đừng quá bận tâm đến những thứ xung quanh, mà chỉ cần phân biệt việc công việc tư một cách rõ ràng là được. Không nên công khai chuyện kết hôn trước khi hôn sự được quyết định cụ thể.
Còn nếu bạn không yêu đương trong công ty nhưng lại biết được có ai đó đang yêu nhau tại công sở thì cũng không nên lan truyền, phát tán tin đồn về chuyện của họ, mà hãy âm thầm giữ kín bí mật này cho họ.
Bị quấy rối
Quấy rối tình dục (セクハラ) được chia ra làm 2 loại:
★Loại A: Quấy rối ảnh hưởng đến môi trường làm việc
Trường hợp này, người quấy rối sẽ làm ra những hành vi gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc của người bị hại, ví dụ như nói những câu liên quan đến tình dục, chọc ghẹo bằng ngôn ngữ hay động chạm cơ thể, khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu. Những quấy rối tình dục kiểu này thường khó phát hiện hơn so với loại B, nhưng lại gây ra những ảnh hưởng và tổn thương tinh thần nghiêm trọng đối với người bị hại.
★Loại B: Lạm dụng quyền lực để quấy rối
Đây là trường hợp cấp trên lạm dụng chức quyền để đưa ra điều kiện trao đổi quan hệ về thể xác với người bị hại. Nếu người bị hại chống đối hoặc phản ứng kịch liệt sẽ bị dọa trừ lương, cách chức, chuyển phòng, hoặc thậm chí đuổi việc.
Trường hợp bạn bị quấy rối tình dục, ví dụ như động chạm cơ thể hay chòng ghẹo bằng ngôn ngữ,… khiến bạn cảm thấy khó chịu, hãy nói rõ cho đối phương biết. Không nên tỏ thái độ quá kịch liệt, dữ dội hoặc quá khó chịu. Có đôi lúc và đôi chuyện bạn sẽ phải biết bỏ qua, không nên quá chấp nhặt. Thậm chí, kể cả bạn là nữ giới, nhưng nếu có những phát ngôn như「オヤジ」「男のくせに」 cũng sẽ bị coi là hành vi quấy rối.
*Lưu ý:
- Quấy rối tình dục không chỉ diễn ra nơi công sở, mà còn xảy ra ở những nơi khác ngoài nơi làm việc, như ở các buổi tiệc của công ty, nơi công tác, công ty của đối tác làm ăn,…
- Ranh giới để phân biệt bạn có bị quấy rối hay không, đó là người bị “quấy rối” có cảm thấy khó chịu hay không.
Theo tomonivj.jp
Japan IT Works
