Cuộc sống công việc của người lớn chúng ta thường bận rộn với những áp lực, deadline. Có những người ngày làm 8 giờ mà vẫn phải mang việc về nhà làm tiếp để cho kịp tiến độ. Vậy nên nhà cửa thì ít khi dọn dẹp, ăn uống ở ngoài thì không đảm bảo vệ sinh mà vẫn chịu vì không thể nấu,...
Đối với những người đã có gia đình lại càng khó khăn hơn vì ngoài giờ làm còn phải đi đón con, chăm con,... Vậy, làm thế nào để cân bằng, dung hòa 2 việc lớn đó?
Thực hiện quy tắc 80/20 hoặc phương pháp ma trận Eisenhower để quản lý thời gian và công việc
Hai phương pháp này đều có thể giúp bạn xác định được đâu là công việc quan trọng nhất để có thể dành thời gian hiệu quả tối ưu trong ngày
Quy tắc 80/20
Để quản lý tốt thời gian dành cho gia đình và công việc, bạn nên áp dụng Quy luật 80/20 (nguyên lý Pareto)
“80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra”.
Nguyên tắc 80/20 có thể hiểu rất đơn giản. Với 10 điều bạn định làm trong 1 ngày thì có tới 8 điều không thực sự quan trọng. Tất cả những gì cần làm là xác định 2 điều đem lại hiệu quả nhất và bắt tay thực hiện chúng.
Xem cách thực hiện quy tắc 80/20 ở đây
Phương pháp ma trận Eisenhower
Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là vài trong số rất nhiều nguyên nhân tạo ra áp lực trong công việc và đây được xem là hệ quả của việc: có quá nhiều thứ phải làm trong khi thời gian rất hạn hẹp.
Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả.
Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới "loại bỏ" nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.
Xem cách thực hiện phương pháp Ma trận Eisenhower ở đây
Có mục tiêu cụ thể và đo lường được
Mục tiêu phải có thước đo cụ thể thì mới xác định được kết quả của bạn có đạt hay không trong những công việc hàng ngày hay mục tiêu dài hạn. Không cụ thể và không có thang đánh giá (thước đo) thì coi như đó là mục tiêu chết, không thể thực hiện được.
Vậy nên bạn hãy đặt ra những mục tiêu cụ thể, đo lường được cho công việc và gia đình của mình để có thể cố gắng đạt được chúng:
- Mục tiêu trong gia đình: ăn ở ngoài tối đa 4 lần/tháng. Danh sách các quyển sách cần phải đọc trong năm...
- Mục tiêu chi tiết trong công việc: phải hoàn thành dự án này trong bao lâu, muốn lên chức thì phải làm những điều gì?...
Giảm bớt căng thẳng bằng cách duy trì thói quen có lợi cho mình
Lên thực đơn tuần
Việc lên thực đơn để có được danh sách những thứ cần mua sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc hơn. Bạn không cần phải đi dạo nhiều vòng để mua những thứ mình không biết mua để làm gì.
Ai cũng cho rằng không có việc gì khó, chỉ sợ hôm nay không biết ăn gì hoặc ăn gì cũng được.
Sạch sẽ, ngăn nắp
Nếu bạn sắp xếp mọi thứ theo một vị trí cố định bạn sẽ không mất thời gian mỗi khi muốn tìm kiếm nó. Thay vì dành thời gian tìm kiếm một món đồ không quan trọng, bạn nên để làm được nhiều việc khác quan trọng hơn.
Học cách loại bỏ những đồ dùng không cần thiết và xếp theo trật tự những đồ dùng: thường dùng, ít dùng để sử dụng dễ dàng hơn.
Việc sắp xếp đồ vật theo đúng vị trí không có mất nhiều thời gian bằng việc tìm kiếm một món đồ trong một mớ hỗn độn đúng không nào?
Vì thế ngăn nắp rất quan trọng và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Chia sẻ việc với người khác
Có những công việc không cần thiết đích thân mình làm cũng được. Ví dụ như việc nhà bạn có thể chia sẻ nó với người thân, con cái để họ và bạn có sự gắn kết và thời gian vui vẻ bên nhau nhiều hơn.
Đừng bao giờ ôm hết việc không hoàn toàn là của mình một mình.
Có thời gian cho bản thân mình
Thư giãn và thời gian riêng cho bản thân mình là việc không được bỏ qua hàng ngày. Chúng ta cũng như các đồ vật nếu hoạt động công suất cao mà không được nghỉ thì sẽ có ngày hỏng. Vậy nên hãy dành tối thiểu 15 phút hàng ngày để thư giãn: đọc sách, thiền, xem phim, tập yoga,...hay đơn giản chỉ là nhắm mắt và không suy nghĩ gì cả.
Nếu được sạc pin hàng ngày bạn sẽ luôn có năng lượng để làm việc có hiệu quả hơn và có thể cân bằng được giữa công việc và gia đình.
Japan IT Works
