Dưới đây là những bí quyết được chia sẻ bởi những chuyên gia trong việc phát triển kỹ năng mềm và các vị lãnh đạo làm trong ngành CNTT.
1. Lên danh sách công việc theo thứ tự cần ưu tiên và luôn thực hiện đúng
Một ngày chúng ta chỉ có quỹ thời gian 24h, và những công việc cần phải làm là rất nhiều. Nếu chúng ta không có thứ tự sắp xếp hợp lý cho từng việc, cứ nhớ ra là làm hoặc bỏ việc này để làm việc kia dưới sự thúc ép của sếp, thì sẽ không thể kiểm soát được 24h trong ngày một cách có hiệu quả. Kết quả là sẽ dễ rơi vào cảnh không có đủ thời gian để làm những công việc cá nhân hoặc phải vắt chân lên cổ cho kịp với deadline.
Đầu tiên bạn cần liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày của mình theo dạng TO DO LIST.
Sau đó từ danh sách các công việc của mình, bạn phân chia theo ma trận quản lý thời gian như sau và lên thời gian biểu tương ứng để thực hiện.
Việc lập thời gian biểu các công việc cần làm trong ngày này nên được chuẩn bị vào cuối ngày hôm trước. Khi đã thành thói quen thì thời gian để thực hiện sẽ chỉ mất 5-7' của bạn mà thôi.
Việc lập danh sách các công việc đã xong. Giờ bạn hãy bắt tay vào thực hiện. Nguyên tắc: Tuyệt đối kỷ luật với bản thân, tuân thủ nghiêm ngặt với thời gian biểu đã đặt ra để đảm bảo kết quả công việc cũng như đời sống cá nhân đều được như ý.
Hiện nay cũng có rất nhiều công cụ hỗ trợ bạn lên kế hoạch quản lý thời gian cũng như nhắc nhở trên smartphone cho bạn lựa chọn.
2. Chia sẻ kế hoạch của mình với sếp và đồng nghiệp
Không chỉ nói riêng với sếp, bạn cũng nên chia sẻ với đồng nghiệp về trật tự công việc mà bạn đã thiết lập. Bà Lisa Martin, đồng sáng lập viên kiêm Chủ tịch Công ty Tư vấn và Đào tạo CNTT Briefcase Moms, phân tích: “Chẳng ai có thể đọc hay nhìn thấy được những gì mà bạn đang nghĩ. Vì vậy, hãy sớm nói ra với đồng nghiệp những thứ mà bạn luôn ưu tiên và mong muốn người khác tôn trọng. Thà mất lòng trước nhưng sẽ được lòng sau.”
Khi công việc đòi hỏi phải làm thêm giờ, bạn hãy chia sẻ thẳng thắn với sếp rằng bạn có thể làm thêm giờ trong một khung thời gian bạn cố gắng sắp xếp được. Ví dụ: bạn cần phải về nhà trước 8 giờ tối, để đảm bảo cả công việc lẫn việc cá nhân của bạn. Biết trước kế hoạch riêng của bạn, sếp và đồng nghiệp cũng sẽ dễ dàng hợp tác với bạn trong công việc, giúp đạt hiệu quả cao hơn.
3. Linh hoạt kết hợp và lồng ghép các công việc có liên quan
Trong quá trình thực hiện hóa list công việc của mình, sẽ có những công việc bạn có thể lồng ghép, kết hợp được với nhau, giúp làm giảm tổng thời gian thực hiện. Hãy tuân thủ nghiêm ngặt theo danh sách các công việc nhưng đừng cứng nhắc, hãy linh hoạt kết hợp chúng với nhau khi bạn có thể.
Ví dụ: Đầu ngày làm việc bạn cần phải đến một địa điểm ở ngược đường đến công ty của mình để thực hiện công việc được giao. Vậy thay vì bạn đến công ty để trình diện sếp, rồi đi thực hiện công việc được chỉ định, rồi lại quay trở lại công ty - sẽ rất mất thời gian đi lại.
Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách xin phép sếp đến thẳng nơi cần đến buổi sáng, sau đó xong việc bạn quay trở về công ty. Quỹ thời gian của bạn sẽ được tiết kiệm đáng kể và bạn có thể dùng nó để làm thêm chuyện khác mà không vi phạm nội quy lao động của công ty.
4. Tranh thủ tối đa sự trợ giúp của những người xung quanh
Khi lâm vào tình trạng bế tắc, bạn nên xin trợ giúp từ những người xung quanh. Đừng ôm một bài toán mà bản thân mình không có lời giải.
Hãy tranh thủ sự trợ giúp của người thân, bạn bè, đồng nghiệp. Những lúc công việc vượt khỏi khả năng giải quyết, bạn hãy liên lạc ngay cho người có kinh nghiệm trong vấn đề bạn đang gặp phải, người mà bạn tin tưởng nhất để xin gỡ rối.
Và cũng đừng quên trưng cầu và tập hợp thêm ý kiến của đồng nghiệp trước khi ra quyết định về công việc khó khăn của bạn. Việc tìm kiếm sự tư vấn từ những người có kinh nghiệm sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để giải quyết vấn đề.
Và bây giờ, khi các bạn chưa gặp phải khó khăn nào phải cần đến sự hỗ trợ của người khác, thì hãy trở thành người hỗ trợ cho những người thân, bạn bè, đồng nghiệp của mình. Hãy liên tục làm điều này trong khả năng có thể của bạn nhé. Khi bạn cần, họ cũng sẽ sẵn sàng hỗ trợ cho bạn.
5. Hãy chia sẻ bí quyết của bạn với mọi người
Trong một môi trường làm việc cạnh tranh quyết liệt, sẽ không khó hiểu nếu bạn muốn giữ cho riêng mình những bí quyết nghề nghiệp, giúp bạn trở thành người giỏi nhất trong lĩnh vực của mình. Nhưng đôi khi cách nghĩ và làm như vậy sẽ trở thành “con dao hai lưỡi”: Nếu bạn là người duy nhất có thể giải quyết được vấn đề trong lĩnh vực chuyên môn nào đấy, thì mỗi khi có khó khăn phát sinh, bạn đều phải có mặt. Hơn nữa, khi bạn - người giỏi nhất gặp vấn đề, sẽ rất khó để tìm được người có thể tư vấn và hỗ trợ bạn giải quyết những khó khăn đó.
Vậy nên bạn đừng giữ những bí kíp cho riêng mình, hãy chia sẻ, truyền đạt lại những kiến thức đó cho những thành viên khác trong dự án của mình, cho các đồng nghiệp cùng lĩnh vực với mình. Tới càng nhiều người kiến thức của bạn càng trở nên có giá trị. Và càng nhiều người biết cách làm, bạn sẽ càng tránh được việc bị “réo gọi” vào những thời điểm mà bạn không muốn phải thay đổi kế hoạch cho những việc khác.
6. Tận dụng tối đa sự hỗ trợ của các thiết bị di động và các công cụ làm việc
Các thiết bị di động sẽ giúp bạn có thể linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi, thay vì phải ngồi một chỗ tại bàn làm việc ở công ty. Khả năng lưu trữ và chia sẻ thông tin giúp bạn đồng bộ các dữ liệu làm việc của mình một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.
Việc tra cứu dữ liệu cũng nhẹ nhàng và tiết kiệm thời gian hơn rất rất nhiều lần so với việc bạn dùng sổ ghi chép. Các phương tiện liên lạc được cài đặt trên thiết bị di động của bạn cũng giúp bạn tiết kiệm được thời gian kết nối với mọi người.
Nhưng bạn cũng cần sử dụng chúng một cách khôn ngoan.
Các thiết bị số cho dù có thông minh đến mấy cũng sẽ trở thành vô dụng nếu chúng bị sử dụng không đúng cách. Nhất là khi bạn có thể online các mạng xã hội, được hỗ trợ việc giải trí mọi lúc, mọi nơi. Hãy tự đặt ra quy định thời điểm sử dụng chúng và khi đã hết giờ, hãy kiên quyết dừng lại để còn dành thời gian cho cuộc sống gia đình.
7. Luôn vui vẻ lạc quan
Nếu chẳng may mọi thứ không được suôn sẻ như bạn mong muốn, bạn gặp thất bại trong công việc, có 2 cách để bạn suy nghĩ và thể hiện thái độ:
- Nếu bạn có suy nghĩ tiêu cực, chỉ chăm chăm nghĩ về thất bại của mình, và không biết cách kiềm chế cảm xúc, rất có thể bạn sẽ bị sa sút “phong độ” rất nhanh.
- Nếu bạn hướng suy nghĩ của mình theo hướng tích cực, coi thất bại chỉ là tạm thời, tương lai dài vẫn ở phía trước. Khi ấy bạn sẽ bình tĩnh xem xét lại các vấn đề mà mình chưa giải quyết được, xem nguyên nhân của thất bại là gì, rút ra những kinh nghiệm mà bạn đã phải trả giá lần này. Bắt tay vào việc sửa chữa những sai lầm mà mình đã gây ra và lên kế hoạch để thực hiện các mục tiêu tiếp theo.
Vậy 2 cách nghĩ, 2 kết quả khác nhau. Bạn chọn cách nào?
Chúc các bạn luôn cân bằng được giữa công việc và cuộc sống của mình.
Theo viblo.asia
Japan IT Works
