Cách viết email “chuẩn” tiếng Nhật trong công việc (P2)


Làm việc với khách hàng Nhật, chắc bạn không ít lần toát mồ hôi hột với những email dài lòng thòng mà mất nguyên một nửa là để chào hỏi, kể lể hôm nay trời đã sang thu, đi lòng vòng và nói giảm nói tránh cho khiêm nhường lịch sự, đúng không? Thôi thì “nhập gia tùy tục”, làm việc với người Nhật thì phải học cách viết email tiếng Nhật chuẩn business như họ thôi.

Trong phần trước, Japan IT Works đã chia sẻ về cách viết email tiếng Nhật chuẩn business với nội dung chính là phong cách viết email của người Nhật cũng như cấu trúc cơ bản của một email tiếng Nhật.

Trong bài viết lần này, sẽ đi sâu vào các mẫu câu thường dùng trong một email tiếng Nhật và viết thêm một chút về các lưu ý khi viết mail cũng như tip viết mail tiếng Nhật nhé.

Các mẫu câu và từ thường dùng khi viết email tiếng Nhật

Mẫu câu trong phần mở đầu email

  • 宛先(あてさき)

Đây là phần chào hỏi và liệt kê tên người nhận, vị trí, phòng ban… cũng như xưng tên của bản thân. Ở phần này, “công thức” chung đó là:

Tên công ty người nhận mail + Chức vụ người nhận mail + Tên người ta kèm hậu tố “様”(sama). Ví dụ:

ABC会社

開発部 A様

(gửi đến anh A phòng phát triển công ty ABC)

email “chuẩn” tiếng Nhật

Nếu là người trong công ty và là người bằng vai/vị trí hay cấp dưới, thì bạn có thể gọi người ta bằng Xさん. Với người trên hoặc đối tượng làm việc ở công ty khác thì cần gọi “sama” cho lịch sự nhé.

Chú ý:

– Bạn cần ghi đầy đủ tên công ty, kể cả các chữ như “công ty cổ phần” (株式会社 – kabushikigaisha), “công ty trách nhiệm hữu hạn”(有限会社 – yuugen gaisha)…

→ ABC有限会社 chẳng hạn.

– Phần tên người nhận mail, bạn có thể ghi họ tên đầy đủ hoặc chỉ viết họ của đối phương. Ghi đầy đủ họ tên được coi là lịch sự hơn.

– Nếu bạn không biết cụ thể bạn đang mail cho ai, có thể viết chung chung “ご担当者様” (Go tantoushasama – Kính gửi đến ông/bà phụ trách – trong tiếng Anh nó tương đương với câu “to whom it may concern ấy). Hoặc viết là ABC会社御中 hoặc ABC会社の皆様 (ABCかいしゃおんちゅう/みなさま: kính gửi các vị công ty ABC)

  • 挨拶 (あいさつ)/書き出し

Kế đến là màn chào hỏi chung. Tuỳ hoàn cảnh mà bạn viết một trong những mẫu câu sau (sau ~ là anh/chị/ông/bà/… nhé):

  • はじめてメールを送らせていただきます。(Hajimete meru wo okura sete itadakimasu) (Đây là lần đầu tiên tôi gửi mail đến ~)
  • 初めてご連絡を差し上げます。(Hajimete go renraku wo sashiagemasu) (Đây là lần đầu tôi liên lạc với ~)
  • ご無沙汰しております。(Gobusatashite orimasu) (Đã lâu không liên lạc với ~ nhỉ)
  • 突然のご連絡失礼いたします。(Totsuzen no go renraku shitsureiitashimasu) (Xin ~ thứ lỗi vì đột nhiên liên lạc với ~)
  • 忙しいところ大変申し訳ございませんが、。。。 (Oisogashii tokoro taihen moushiwake gozaimasenga, ~) (Xin lỗi vì đã làm phiền ~ lúc bận rộn như vậy, ~)
  • ご無沙汰ばかりしておりまして、大変申し訳ございません。(Gobusata bakari shite orimashite, taihen moushiwakegozaimasen) (Rất xin lỗi ~ vì đã lâu không liên lạc)
  • いつもお世話になっております。(Itsumo osewa ni natte orimasu) (Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi) = 平素よりお世話になっております。(Heiso yori osewa ni natte orimasu) (Cảm ơn đã luôn quan tâm giúp đỡ)
  • ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 (Masumasu goseiei no koto to oyorokobi moushiagemasu) (Kính chúc quý công ty ngày càng thịnh vượng hơn) hoặc ますますご健勝のことと存じます (Masumasu go kenshou no koto to zonjimasu) (Kính chúc ~ dồi dào sức khỏe)
  • ご機嫌いかがですか? (Gokigen ikagadesu ka) = お元気でいらっしゃいますか。(Ogenki de irasshaimasu ka)(~ có khoẻ không?)
  • いつもお手数をおかけしております。(Itsumo otesuu wo okake shite orimasu.) (Lúc nào cũng khiến ~ phải vất vả rồi)
  • 先日はご馳走様でした。(Senjitsu wa gochisousamadeshita) (Hôm trước cảm ơn ~ đã chiếu cố)
  • 一昨日は貴重なお時間をいただき、有難うございました。(Ototoi wa kichouna wo jikan o itadaki, arigatou gozaimashita) (Hôm qua, cảm ơn ~ đã dành thời gian quý báu của mình cho tôi)
  • …còn nhiều lắm, trong quá trình viết mail, bạn sẽ khám phá ra được nhiều mẫu câu đa dạng hơn nữa.

Chú ý:

– Trên đây là các mẫu câu chào hỏi thông dụng. Còn nếu như vào các dịp đặc biệt (mùa màng, lễ hội, ngày lễ…) thì có một loại chào hỏi nữa là seasonal greetings mà bạn cần biết đến + biết dùng cho đúng lúc.

Ví dụ, đầu xuân năm mới thì có từ như 新春の候 (nhân dịp đầu xuân) → 新春の候、ますます御健勝のこととお慶び申し上げます。(dịp đầu xuân xin kính chúc sức khoẻ ~)

– Kỹ tính thì nên check ngày tháng năm mùa màng cho trúng để gửi mail nhé bạn =)) Bạn có thể check những seasonal greetings (hoặc search 時候の挨拶(jiko no aisatsu) kèm tháng)! Tuy nhiên những ngày lễ kiểu Valentine thì đừng nhí nhảnh ハッピーバレンタインnhé :’(

  • 名乗り (nanori)

Sau khi viết công ty, thông tin người nhận mail rồi thì hãy chào và xưng tên của bạn. Nếu bạn và đối phương chưa gặp nhau, là lần đầu liên lạc với nhau thì viết:

ABC株式会社のAと申します。(tôi là A từ công ty cổ phần ABC đây ạ)

Nếu đã có quen biết hay đã từng liên lạc thì:

ABC株式会社のAでございます。

email “chuẩn” tiếng Nhật1

Phần này sẽ đi vào chi tiết nội dung, yêu cầu, mong muốn hay xác nhận… trong email, thế nên khá là khó để đưa ra 1 mẫu câu chung trọn vẹn cho bạn tham khảo. Tuy nhiên, vẫn sẽ list ra một số câu hoặc cụm từ hay dùng để diễn đạt, bày tỏ mong muốn để bạn có thêm tư liệu tham khảo nhé!

  • Hẹn gặp:

x月x日(thứ mấy, vd thứ Sáu là 金)のxx時にお越しいただいてもよろしいでしょうか?

(Tôi có thể đến vào xx giờ ngày thứ Sáu mùng x tháng x không?)

ご対応が遅れて大変申し訳ございません (Go taiou ga okurete taihen moushiwakegozaimasen: Xin lỗi vì phản hồi muộn)

ご返事がすぐ出来ないことを大変申し訳ございません(Go henji ga sugu dekinai koto o taihen moushiwake gozaimasen: Rất xin lỗi vì đã không thể trả lời ngay)

〜心より御礼申しあげます(~ kokoro yori orei moushi agemasu: Chân thành cảm ơn từ tận đáy lòng)

誠にありがとうございました(Makoto ni arigatou gozaimashita: Xin chân thành cảm ơn)

~深く感謝しております(~ fukaku kansha shite orimasu: Tôi đánh giá cao ~/Tôi thật sự cảm kích~)

とても助かりました(Totemo tasukari mashita: Điều đó đã giúp ích cho tôi rất nhiều)

ご遠慮なくご意見いただければありがたいです。(Go enryo naku go iken itadakereba arigataidesu: Tôi rất biết ơn nếu ~ có thể cho ý kiến mà không ngần ngại gì cả)

  • Yêu cầu, nhờ vả:

~いただければ幸いです(~itadakereba saiwai desu: Tôi rất vui/biết ơn nếu~)

~楽しみにしております(~tanoshimi ni shiteorimasu: Tôi rất mong chờ rằng~)

~していただけませんでしょうか(~shite itadakemasen deshouka)=~をお願いできますでしょうか: Bạn có thể vui lòng ~ được không?)

~をご紹介頂ければと思います(~wo go shoukai itadakereba to omoimasu: Tôi xin phép được giới thiệu~)

ご教示ください (Go kyouji kudasai: Xin vui lòng chỉ cho tôi)

お力添えくださいますようお願い申し上げます

(Xin ~ vui lòng giúp đỡ~)

  • Bày tỏ sự đồng ý/xác nhận/không đồng ý:

問題ございません (Tôi thấy không có vấn đề gì, thực ra có thể dùng 結構です (kekkou desu) nhưng không được dùng với người trên)

承知しました (shouchishimashita: Tôi đã hiểu rõ ạ)

承知致しかねます(Shouchi itashi kanemasu: Tôi e là không thể đồng ý với điều này)

  • Các cụm từ khác:

弊社が~ (Heisha ga~): công ty chúng tôi (nói về công ty của bản thân)

もし、ご興味をお持ちなら~(Moshi, go kyoumi o o mochinara~: nếu ~ có hứng thú thì~)

ちなみに: Nhân tiện~

加えて~(kuwaete): Thêm vào đó

いつがご都合よろしいでしょうか?: Lúc nào thì thuận tiện cho bạn?

また~ (Mata~): Thêm vào đó ~

さて~ (Sate~): Hiện giờ

~ このたび~ (Kono tabi~): Trong lúc~này

今後は~ (Kongo wa~): Từ giờ~

つきましては~: Tiếp đến là~

email “chuẩn” tiếng Nhật3

Mẫu câu kết thúc business email trong tiếng Nhật

Hãy cảm ơn người ta đã dành thời gian đọc mail hoặc nếu có vấn đề gì cần nhấn mạnh lại, bạn hãy viết ra nhé! Sau đây là mẫu câu tham khảo:

他に気になるところがありましたら、いつでもお教えください: Nếu có bất kỳ vấn đề gì xin vui lòng cho chúng tôi biết bất kỳ lúc nào ông/bà muốn.

よろしくお願い致します: Xin cảm ơn.

今後ともよろしくお願い致します: Từ nay về sau xin được ~ giúp đỡ.

またいつか一緒にお仕事できる機会があればと存じます。引き続きご連絡をよろしくお願いいたします(mata itsuka issho ni oshigoto dekiru kikai ga areba to zonjimasu. Hikitsudzuki go renraku o yoroshiku onegai itashimasu): Hi vọng lại được tiếp tục làm việc với~. Rất mong ~ giữ liên lạc với chúng tôi.

ご協力いただけますと幸いです(Go kyouryoku itadakemasuto saiwaidesu): Cảm ơn sự hợp tác của ~

以上、ご確認をお願いいたします: Như vậy, tôi mong có được sự xác nhận của ~

~によろしくお伝えください (~ ni yoroshiku otsutae kudasai): Cho tôi gửi lời tới~

お返事お待ちしております: Mong nhận được phản hồi từ ông/bà

宜しくお願い致します(yoroshiku onegaishimasu): mang ý nghĩa thay cho “Trân trọng” hoặc “Best regards” trong tiếng Anh

署名(shomei): ký tên

Phần chữ ký cuối này sẽ là thông tin họ tên bạn, vị trí làm việc và công ty. Thường Việt Nam và nước ngoài sẽ là Tên – Chức vụ – Công ty – Địa chỉ công ty – Hình thức liên lạc.

Tuy nhiên, khi viết mail cho người Nhật thì bạn cần viết ĐÚNG CHÍNH XÁC THỨ TỰ là:

Tên công ty – Chức vụ của bạn – Họ tên của bạn (nên có kèm theo phiên âm cách đọc nhé đỡ khiến người ta băn khoăn)

Các thông tin khác như địa chỉ công ty, số điện thoại, email, fax, địa chỉ website… thì trình bày ở dưới và không có thứ tự cụ thể. , trình bày rõ ràng là được.

Chú ý cuối cùng khi viết mail cho người Nhật

Không như mail viết cho người Việt hay khách hàng nói tiếng Anh, mail viết cho người Nhật nên xuống dòng sau mỗi câu dài 15-25 chữ. Điều này là “nên” thôi chứ không bắt buộc nhé. Xuống dòng và tránh viết câu dài dòng, phức tạp sẽ giúp người nhận thoải mái hơn khi đọc mail bởi nội dung được trình bày rõ ràng, gọn gàng.

Ngoài ra, có bạn thắc mắc liệu có dùng các chữ 拝啓 (はいけい) hay 敬具 (げいぐ) trong email không? Câu trả lời là không cần. Hai từ này dùng trong thư viết tay, thư gửi qua bưu điện thôi.

Trong trường hợp viết mail cho nhiều người cùng lúc, hãy viết theo trình tự:

Tên công ty, Phòng ban, Tên từng người nhận mail (có 様 sau tên mỗi người). Nên liệt kê từng người theo thứ tự cấp trên đến cấp dưới. Hãy xuống dòng phần liệt kê tên từng người để mail gọn gàng hơn nhé!

Kết,

Vậy là đã giới thiệu xong với các bạn cách viết email tiếng Nhật với khách hàng Nhật sao cho đúng văn phong kinh doanh. Hy vọng bài viết có ích với các bạn, nhất là những người mới bắt đầu đi làm trong doanh nghiệp Nhật hay làm việc với đối tác là người Nhật nhé.

Theo HoctiengNhatCNTT.com

Japan IT Works



Việc làm theo chuyên ngành

Việc làm theo tỉnh thành