Trước khi bắt đầu nói về các từ nhân xưng trong mail như thế nào cho đúng thì thứ tự sẽ là:
「会社（団体）名 ＋ 部署名 ＋ 役職名 ＋ 名前 ＋ 様」
Các bạn hãy bám sát thứ tự này để ghi chỗ “người nhận cho chính xác nhé
Các từ nhân xưng trang trọng
1. 様
- Đọc: sama
- Tạm dịch: ngài, anh, chị, quý khách…
- Đây là từ thường được dùng ở bối cảnh đời sống hàng ngày và cả trong công việc
- Sử dụng khi người nhận là cá nhân và không phụ thuộc vào người đó là người trên hay người dưới (so với người gửi đi) đều dùng được
Ví dụ:
田中 一郎 様
株式会社JAPAN IT WORKS 田中 様
2. 御中
- Đọc: onchuu
- Tạm dịch: kính gửi quý (công ty), (phòng), (tập thể)….
- Dùng trong các văn bản, thư từ thương mại khi đối tượng người nhận là công ty, tập thể, đoàn thể nào đó
Ví dụ:
株式会社JAPAN IT WORKS 御中
株式会社JAPAN IT WORKS 営業部 御中
JAPAN IT WORKS 日本語学校 御中
3. 各位
- Đọc: kakui
- Tạm dịch: Kính gửi các vị
- Khi người nhận là một số người, được sử dụng cho cả người trên, người dưới (so với người gửi)
- Còn có cách dùng khác là 皆さま hoặc 皆さま方
Ví dụ:
各位
関係者各位
社員各位
お客様各位
Chú ý! Không sử dụng từ 2 cách gọi trở lên
Cả 3 cách gọi người nhận như trên đều có chung 1 nguyên tắc là không sử dụng từ 2 lần trở lên. Có nhiều người nhầm tưởng rằng nếu dùng kết hợp nghe có vẻ lịch sự hơn nhưng đây là một sai lầm. Nếu sử dụng như vậy người nhận sẽ có ấn tượng không tốt về người gửi vì không nắm chắc kiến thức văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản
Một số lỗi thường gặp
1. Cách dùng sai dễ mắc phải với 様
❌ 株式会社JAPAN IT WORKS 様
⭕️ 株式会社JAPAN IT WORKS 御中
* Vì bên nhận là công ty, không phải là người nên không dùng với 様 mà dùng với 御中
❌ 株式会社JAPAN IT WORKS 営業部長 田中 御中
⭕️ 株式会社JAPAN IT WORKS 営業部長 田中 様
* Vì bên nhận là người, không phải là đoàn thể nên không dùng với 御中 mà dùng với 様
❌ 株式会社JAPAN IT WORKS 田中一郎 佐藤二郎 様
⭕️ 株式会社JAPAN IT WORKS 田中一郎 様 佐藤二郎 様
* Khi có từ 2 người trở lên không được viết gộp 1 lần 様, cần viết riêng thành 2 lần và thêm 様 vào từng tên
2. Cách dùng sai dễ mắc phải với 御中
❌ 株式会社LOCOBEE 御中 田中一郎 様
❌ 株式会社LOCOBEE 田中一郎 御中
⭕️ 株式会社LOCOBEE 田中一郎 様
* Với một cá nhân thuộc một tập thể nào đó thì không dùng với 御中 mà dùng với 様
❌ 株式会社LOCOBEE 人事部 ご担当者様 御中
⭕️ 株式会社LOCOBEE 人事部 ご担当者様
* Dù không biết tên người nhận nhưng khi dùng với ご担当者様 thì là chỉ người nên dùng không dùng với 御中
3. Cách dùng sai dễ mắc phải với 各位
❌ 関係者各位様
⭕️ 関係者各位
* Lỗi – không dùng kết hợp 2 từ gọi đối phương
❌ 社員各位の皆様
⭕️ 社員各位
* 皆様 và 各位 đều có nghĩa giống nhau, không được dùng 2 lần
Tương tự như vậy:
❌ 株主様各位
⭕️ 株主各位
❌ ご担当者様各位
⭕️ ご担当者各位
* Lưu ý: Chỉ trong trường hợp đối tượng người nhận là お客様, お得意様 thì cần phải có cả 様 và 各位
❌ お客各位
⭕️ お客様各位
Các bạn đã cảm thấy tự tin hơn chưa? Trên đây là những điểm cần nắm được khi người nhận là cá nhân, tổ chức. Cần nhớ những cách gọi được sử dụng khi nào và tránh cách dùng liền 2 từ một lúc. Nếu như vậy bạn sẽ được cho là chuyên nghiệp và cẩn thận hơn đấy.
Chúc các bạn làm việc tốt!
Theo locobee.com
Japan IT Works
