Key 1: Sự ưu tiên (priority)
Bạn nên biết một số yếu tố quan trọng để có được năng suất làm việc hiệu quả. Trong đó, quan trọng nhất chính là priority.
Bạn chỉ cần làm vài phép tính là đủ để thấy rằng nếu trừ đi thời gian bạn dùng để ngủ, ăn uống, đi lại, chơi bời… thì bạn chỉ có khoảng 10-15 năm để đạt được tất cả những mục tiêu mà bạn đặt ra. Nếu bây giờ bạn đang 2x và nghĩ rằng bạn còn nhiều thời gian thì hãy tính toán lại một chút, bạn không có nhiều thời gian như thế đâu. Bởi vì chúng ta không có nhiều thời gian, nên ta cần quyết định xem đâu là điều quan trọng cần làm, đâu là điều không quan trọng. Công việc gì quan trọng nhất, quan trọng nhì, quan trọng ba…
Những thứ không quan trọng, bạn nên cắt bỏ. Bởi vì nó sẽ làm bạn phân tâm, bỏ bê những thứ quan trọng hơn. Từ đó không đi đến đâu cả.
Điều này áp dụng cả với kế hoạch dài hạn cũng như trong công việc hàng ngày của bạn. Nếu bạn nhìn vào lịch làm việc hàng ngày của mình, bạn sẽ thấy có những công việc được tô màu đỏ, những công việc được tô màu cam, màu xanh. Những việc màu đỏ là những việc quan trọng nhất, vì vậy mình sẽ cố gắng làm nó đầu tiên trong ngày, vì khi ấy não mình vẫn còn ổn, càng cuối ngày nó sẽ càng tệ, khi ấy mình sẽ làm những việc màu xanh.
Nhớ nhé. Mọi thứ đều có độ ưu tiên riêng của nó.
Key 2: Tận dụng người khác (Leverage)
Mình biết, mình biết, chúng ta là kỹ sư, kỹ sư thì thích tự làm mọi thứ. Nhưng đừng, nếu bạn muốn đi xa, bạn cần học cách tận dụng những nguồn lực bên cạnh bạn. Bởi vì bạn chỉ có 24 giờ một ngày, não bạn chỉ có thể hoạt động tốt trong vài tiếng, đừng cố làm hết mọi thứ.
Khi một người giỏi thứ gì đó, ví dụ như giỏi code chẳng hạn, họ thường nghĩ rằng người khác sẽ không thể làm ra sản phẩm chất lượng cao như họ. Vì vậy họ thường có xu hướng quán xuyến mọi thứ, làm cả những công việc nhỏ nhặt, từ đó bỏ bê những thứ mà lẽ ra họ nên làm ở trình độ của họ. Điển hình như một số manager, leader xuất phát từ vị trí kỹ thuật, khi họ đã ở một vị trí mà công việc của họ nên là quản lý, định hướng… nhưng họ vẫn cố gắng quản lý cả những công việc kỹ thuật nhỏ hàng ngày, bị cuốn vào những công việc linh tinh mà bỏ bê nhiệm vụ chính của mình. Tất cả chúng ta đều cần học cách tận dụng người khác.
Nếu hiện tại bạn không phải là gã tệ nhất trong nhóm, công ty thì bạn có thể thử học cách tận dụng người khác như mình nói ở đây. Hãy thử giao cho người khác (trình độ thấp hơn bạn) những công việc ít quan trọng mà bạn thường làm mỗi ngày và tin tưởng họ. Bạn sẽ thấy được sự khác biệt.
Thêm nữa, trừ khi hiện tại bạn không đủ tiền để mua một đĩa cơm gà, còn không thì bạn cũng nên tận dụng người khác trong những công việc linh tinh như giặt quần áo, dọn nhà…, không tốn quá nhiều tiền nhưng giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Hãy để dành thời gian, năng lượng cho những công việc quan trọng hơn.
Hệ thống mà mình đang áp dụng
Hy vọng bạn nắm được phần nào 2 yếu tố tối quan trọng mình đã trình bày ở trên. Chỉ cần áp dụng được 2 yếu tố này là bạn đã có thể x2 năng suất rồi. Tiếp theo sẽ là làm sao để x5.
Kỹ thuật pomodoro
Có lẽ bạn cũng đã từng nghe qua kỹ thuật này rồi. Cơ bản là bạn sẽ làm việc tập trung 100% trong vòng 25 phút, sau đó bạn sẽ được nghỉ 5 phút. Kết thúc 4 pomodoro, bạn sẽ được nghỉ 15 phút.
Kỹ thuật này hiệu quả bởi một vài lý do. Thứ nhất là một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng não của bạn chỉ có thể tập trung 100% trong khoảng thời gian từ 25 đến 50 phút, từ 50 phút trở đi bạn sẽ dần mất tập trung. Thứ 2, quan trọng hơn, mọi người thường đánh đồng “làm việc” với việc vừa làm vừa check facebook, check mail, nói chuyện với đồng nghiệp… Với kỹ thuật pomodoro, bạn sẽ làm việc tập trung tối đa trong một khoảng thời gian ngắn. Không facebook, không mail, không nói chuyện, không đi uống nước, không đi vệ sinh…
Hệ thống
Bạn có thể thấy trong hình trên, mình sử dụng trang kanbanflow để chia 1 tuần làm việc của mình thành nhiều cột từ thứ hai đến chủ nhật, ngoài ra còn có cột “Today”, “Done”, “Next week”, “Later”. Vào mỗi tối chủ nhật, mình sẽ ngồi suy nghĩ và lên kế hoạch làm việc cho cả tuần tiếp theo. Sau đó, ví dụ như ngày thứ 3, mình sẽ kéo hết công việc trong cột “Tuesday” sang cột “Today” để thực hiện, vào cuối ngày, các công việc ở cột “Today” sẽ nằm ở cột “Done” hoặc được chuyển qua những ngày sau nếu mình chưa thể thực hiện xong.
Với từng công việc cụ thể ở mỗi ngày, mình áp dụng kỹ thuật pomodoro đã nói ở trên. Đơn giản là click bấm giờ và làm, sau 25 phút chuông sẽ reo và mình được nghỉ 5 phút. Cứ như vậy cho đến khi mình hoàn thành 10 pomodoro trong 1 ngày. Tổng thời gian vào khoảng hơn 4 tiếng làm việc tập trung.
Gần đây, thay vì lướt facebook trong khoảng nghỉ 5 phút, 15 phút mình đã chuyển sang đọc sách. Như vậy là mình có thêm khoảng 50 phút đọc sách mỗi ngày, học thêm được khá nhiều thứ. Bạn không cần thiết phải làm như mình, mình thích đọc nên đọc thôi.
Kết
Mình muốn bạn vào kanbanflow và thử áp dụng hệ thống mà mình đã giới thiệu ở đây. Quan trọng là bạn cần dành cho nó một chút thời gian luyện tập, khi mới áp dụng đôi khi sẽ gặp một số khó khăn.
Theo Võ Cao Sơn
Japan IT Works
