Quy trình và thủ tục xin thôi việc tại Nhật
Theo nguyên tắc chung, thủ tục xin thôi việc dành cho người nước ngoài cũng giống như thủ tục xin thôi việc đối với người Nhật.
Vì chúng ta là người nước ngoài nên phải chú ý đến điều kiện visa nếu muốn tiếp tục ở lại Nhật. Trường hợp thôi việc để chuyển sang dạng visa khác (ví dụ: gia đình, du học) thì phải tìm hiểu chuẩn bị các thủ tục đó.
Nếu chuyển việc thì phải tìm được công việc khác, có hợp đồng làm việc mới, phải xác nhận với Cục xuất nhập cảnh (Nyukan)về khả năng làm việc ở công ty đó. Trường hợp ngành nghề mới tương tự như công ty cũ, hoặc phù hợp với bằng cấp của mình thì không cần phải lo lắng.
Web hướng dẫn các thủ tục của 入国管理局(Nyukan):
http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/ (tiếng Nhật)
http://www.immi-moj.go.jp/english/ (tiếng Anh)
Bước 1: Kiểm tra luật lao động của công ty (就業規則)
Khi bắt đầu nảy ra ý định xin thôi việc,thì điều đầu tiên các bạn nên kiểm tra lại luật lao động của công ty hiện tại. Thông thường , luật lao động của các công ty bao gồm: “Thời hạn báo cáo xin thôi việc 退職申告日の期限”, “Chế độ trợ cấp thôi việc 退職金制度 ”, “Cách tính ngày nghỉ có lương 有給休暇の計算方法”.
Ngoài ra có một số công ty có các quy định liên quan đến việc cấm sử dụng thông tin công ty để cạnh tranh hay thành lập các công ty cùng ngành, đặc biệt là ngành du lịch.
Bước 2: Báo cáo với cấp trên về vấn đề xin thôi việc
Nếu bạn đang là nhân viên chính thức (正社員) thì nên báo cáo với cấp trên ít nhất 1-2 tháng. Luật Lao Động thời gian ít nhất là phải báo cáo trước 14 ngày nhưng thử nghĩ mà xem với thời gian ngắn như vậy đôi bên sẽ vô cùng rắc rối.
Nếu bạn là nhân viên hợp đồng (契約社員) làm việc có thời hạn thì bạn phải căn cứ theo hợp đồng của bạn, thời hạn hợp đồng thường từ 1-3 năm. Nếu muốn chuyển việc bạn phải làm hết thời hạn hợp đồng và báo trước ít nhất 1-2 tháng cho công ty biết.
Rất khó để nói ra,nhưng bạn nên mạnh dạn nói với cấp trên của mình,đồng thời báo cho cấp trên về ý định thôi việc của bạn,đồng thời hãy kiểm tra những mục sau.
- Thời gian muốn thôi việc (退職時期).
- Ai sẽ là người kế vị chỗ của bạn (後任).
- Khi nào thì bắt đầu bàn giao công việc lại cho người kế vị (引継ぎ業務).
- Vấn đề sử dụng ngày nghỉ có lương (有給休暇).
Đương nhiên bạn cũng không cần phải nói rõ lý do xin thôi việc với cấp trên, bạn chỉ cần nói vì lý do cá nhân「一身上の都合」là đủ. Ngoại trừ bạn có mối quan hệ thân thiết với cấp trên thì cũng có thể nói rõ lý do.
Bước 3: Viết và nộp đơn xin thôi việc
Sau khi đã báo cáo và nhận được đồng ý của cấp trên thì việc tiếp theo đó là viết và nộp đơn xin thôi việc lên bộ phận nhân sự của công ty.
Đơn xin thôi việc trong tiếng Nhật là 退職届 (たいしょくとどけ), hoặc 退職願 (たいしょくねがい). Hiện nay một vài các công ty lớn đã IT hóa nên có thể viết và nộp online,nhưng hầu hết phải viết bằng tay.
Bước 4: Bàn giao công việc
Ở các đất nước phát triển như Nhật,trước khi thôi việc việc bàn giao công việc「引継ぎ業務」 lại cho thành viên khác trong nhóm là rất quan trọng. Tốt nhất bạn nên tạo tài liệu rồi share cho tất cả các thành viên trong nhóm ,đặc biệt là cấp trên của bạn.
Bước 5: Viết thư thông báo thôi việc
Sau khi đã quyết định thôi việc,thì không chỉ trong nội bộ công ty mà bạn còn phải gửi thư (hoặc email) thông báo thôi việc「退職の通知」tới những khách hàng bên ngoài công ty. Thời điểm thích hợp nhất để gửi thư thông báo thôi việc là trước ngày làm cuối cùng khoảng 1-2 tuần, tùy thuộc vào nội dung công việc của bạn.
Bước 6: Dọn dẹp bàn làm việc
Để tránh làm phiền những người xung quanh bạn nên đến sớm hoặc ở lại muộn để dọn dẹp sạch sẽ chỗ làm việc của mình. Và lưu ý đừng để quên bất kỳ đồ đạc cá nhân nào nhé.
Bước 7: Nhận lại các giấy tờ cần thiết
Khi thôi việc bạn cần phải nhận lại các giấy tờ phía dưới từ công ty, vì nó rất quan trọng về sau.
① Giấy chứng nhận thôi việc
離職票 (りしょくひょう) là tài liệu do ハロワーク―cấp sau khi công ty báo bạn đã thôi việc. Sau khi nhận được giấy này, công ty sẽ gửi lại cho bạn qua đường bưu điện. Thủ tục xin cấp 離職票 tại ハロワーク chỉ được thực hiện sau khi bạn đã chính thức thôi việc tại công ty, và công ty có nghĩa vụ phải lên báo với ハロワーク trong vòng 14 ngày sau khi bạn nghỉ việc.Nó rất cần thiết để nhận bảo hiểm thất nghiệp.Những người chuyển việc sang công ty mới sẽ không cần thiết , nhưng nếu ai thôi việc mà chưa tìm ra được công ty mới thì đừng quên 「離職票」nhé.
退職証明書（たいしょくしょうめいしょ） là văn bản do công ty cấp, chứng nhận việc bạn đã nghỉ việc khi có đề nghị được cấp từ phía bạn. Theo quy định của Luật lao động, trong vòng 2 năm kể từ ngày bạn nghỉ việc, công ty có nghĩa vụ phải cấp giấy này cho người lao động nếu người lao động đề nghị. Công ty nào không cấp là vi phạm. 退職証明書 có thể được cấp ngay khi bạn rời khỏi công ty, vì vậy trong nhiều trường hợp có thể dùng thay 離職票 nếu bạn cần gấp văn bản chứng minh việc mình thôi việc để làm các thủ tục như chuyển bảo hiểm, xin trợ cấp thất nghiệp,…
② Giấy khai báo thu nhập và thuế (源泉徴収票)
源泉徴収票 (げんせんちょうしゅうひょう) là phiếu mô tả số tiền thuế khấu trừ và tổng thu nhập trong vòng 1 năm của bạn. Giấy khai báo này sẽ được công ty cấp cho bạn trước khi thôi việc và sau khi chuyển việc bạn sẽ phải nộp lên phía công ty mới.
③ Giấy chứng nhận thôi tham gia bảo hiểm y tế
健康保険資格喪失証明書 (けんこうほけんしかくそうしつしょうめいしょ) là giấy chứng nhận bắt buộc khi bạn chuyển việc và tham gia bảo hiểm y tế của công ty mới. Hoặc bạn đã thôi việc nhưng chưa tìm được công việc mới và muốn chuyển sang bảo hiểm y tế quốc dân「国民健康保険」.
④ Sổ hưu trí 年金手帳
Sổ hưu trí (hay còn gọi là sổ nenkin), là cuốn sổ chứa thông tin nenkin và được cung cấp cho tất cả các công dân trên 20 tuổi ở Nhật. Các công ty lớn thường không giữ sổ nenkin của bạn,nhưng hầu hết các công ty ở Nhật sẽ giữ nó từ thời điểm tuyển dụng,nên các bạn nhớ liên hệ với phòng nhân sự để lấy lại.
Bước 8: Trả đồ cho công ty
Cuối cùng bạn cần phải trả lại một số đồ vật đã được công ty cung cấp, nếu quên không trả trực tiếp ở công ty bạn sẽ phải gửi trả qua đường bưu điện (rất phiền phức đúng không nào).
Danh sách các đồ vật cần phải trả lại cho công ty như sau.
- Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険被保険者証).
- Thẻ nhân viên công ty (社員証), huy hiệu công ty (社章).
- Điện thoại di động của công ty (nếu có).
- Máy tính (nên xóa hết dữ liệu trong máy tinh).
Tóm tắt về thủ tục thôi việc tại Nhật
Trên đây là thông tin và 8 bước quan trọng khi làm thủ tục xin thôi việc ở Nhật . Tùy theo nội dung công việc và tư cách lưu trú nên có thể sẽ phát sinh thêm vấn đề,nên các bạn hãy chủ động trao đổi trực tiếp với cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của công ty. Nếu có thắc mắc gì về bảo hiểm thất nghiệp hay visa hãy liên hệ với Hello work hoặc Cục Quản Lý Xuất Nhập Cảnh (Nyukan) để biết câu trả lời chính xác hơn nhé.
Theo japanliffe-guide.com
Japan IT Works
