Những lỗi mà nhiều BrSE và Comtor hay mắc phải

25/03/2021

Dựa trên kinh nghiệm khi làm BrSE và qua các buổi giao lưu với các BrSE khác, hay qua việc quan sát BrSE khác làm việc, mình thấy các bạn BrSE hay mắc các lỗi điển hình dưới đây, hy vọng qua bài viết này sẽ giúp ích phần nào cho các bạn mới làm BrSE trong quá trình làm việc.

1. Giao tiếp và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh với team offshore chưa hợp lý

Sau khi nhận requirement từ khách hàng thì cần đưa về cho team ở offshore để tiến hành implement. Nhưng luôn có những mâu thuẫn hay các vấn đề phát sinh ra trong quá trình làm việc và rất cần BrSE mềm dẻo đồng thời xử lý linh hoạt, phán đoán các tình huống có thể xảy ra để đưa ra giải pháp hợp lý.

  • Có thể kể ra là comtor dịch chưa chuẩn nên team ở offshore không hiểu rõ nên hỏi lại những câu có nội dung rất đơn giản, nếu BrSE nói là sao hỏi những câu đơn giản thế thì hai bên nhiều lúc lại dễ căng thẳng, hoặc không xem kỹ mà đưa ngay cho khách hàng thì cũng dễ bị khách hàng phàn nàn. 
  • Hay là nội dung báo cáo chưa phù hợp với văn hóa làm việc của người Nhật, thường thì người Nhật thích xem báo cáo theo kiểu không chỉ có các vấn đề mà còn phải có những giải pháp đề xuất. 

Nói chung thói quen của nhiều người là chỉ đưa ra các vấn đề mà ít đưa ra các giải pháp để xử lý vấn đề. Việc đưa kèm giải pháp đề xuất như vậy sẽ giúp cho vấn đề được giải quyết nhanh hơn, đỡ mất thời gian họp, trao đổi để tìm ra giải pháp xử lý. 

Ngoài ra là việc báo cáo sai số liệu thực tế, che giấu các vấn đề mà đáng lẽ phải báo cáo để tìm hướng giải quyết…cũng là các lỗi hay phát sinh. BrSE cần hết sức linh hoạt, cần tinh tế để xử lý vấn đề. Một số biện pháp có thể đưa ra là không chỉ trao đổi với team lead mà còn trao đổi với member, tham gia vào các group trao đổi ở offshore, cố gắng hiểu và thông cảm lẫn nhau. Khi thấy có vấn đề phát sinh hay có điểm gì chưa vừa ý thì trước tiên cần cố gắng nghe và hỏi lại đến khi hiểu cặn kẽ vấn đề rồi mới đưa ra ý kiến hoặc đưa ra các action tiếp theo...

teamwwork

2. Giao tiếp với khách hàng có vấn đề

Việc giao tiếp, nói chuyện, trao đổi, chém gió được với khách hàng là rất quan trọng và không phải dễ. Nhất là trong ngành IT nam giới chiếm tỷ lệ cao, nên nói chuyện giữa 2 người đàn ông với nhau nhiều lúc khá là đau đầu.

Khách hàng thì cũng có nhiều kiểu, nhưng mọi người luôn có các tài liệu cam kết rõ ràng (commitment) và luôn nghĩ đến cửa thoát hiểm (backdoor) cho cả những trường hợp xấu nhất thì đến lúc gặp nguy sẽ luôn có những bảo bối hữu hiệu và không bị bất ngờ. 

Nhiều lúc gặp khách hàng củ chuối thì cũng cần phân tích kỹ và xem xét vấn đề, xem xét tình hình với nhiều góc nhiều khác nhau. Nhiều lúc nhậu nhẹt, hay chém gió sẽ giúp hiểu rõ được vấn đề hơn. Do bị ép từ cấp trên, hay chi phí dành cho dự án vượt quá budget ban đầu, gặp vấn đề về resource của khách hàng... là những trường hợp mà khách hàng cũng đang rơi vào thế bí và đành phải ép hay làm khó mình. Nếu gặp trường hợp này, thì cần bình tĩnh, trao đổi cởi mở để tìm ra giải pháp win-win cho cả 2 phía.

3. Làm tất cả mọi thứ khách hàng yêu cầu mà thiếu phân tích, trao đổi với team offshore

Đây là lỗi mà các bạn mới làm BrSE hay mắc phải. Khi chúng ta làm tất cả những gì như khách hàng yêu cầu mà thiếu sự tỉnh táo và trao đổi với team offshore thì khả năng bị chậm tiến độ, làm thêm giờ nhiều do thay đổi yêu cầu (change requirement) là dễ xảy ra. 

Nguy hiểm hơn là logic, flow của hệ thống gặp vấn đề do việc thay đổi yêu cầu được tiến hành một cách vội vã, không được phân tích một cách thấu đáo. Ngoài ra còn phát sinh các vấn đề là mất nhiều effort thêm cho việc tracking, quản lý các thay đổi yêu cầu này. Hay là các thay đổi yêu cầu này bị lack nên không đòi tiền khách hàng…

Tóm lại là khi khách hàng có yêu cầu, thay đổi gì phát sinh khác với cam kết, tài liệu ban đầu thì cần phân tích và trao đổi với team để đưa ra những action cho phù hợp. Quan điểm chính là hợp tác theo phương án win-win và anh em ở offshore cũng không quá vất vả do phải OT nhiều để đáp ứng các yêu cầu phát sinh này.

phan tich

4. Chưa quản lý được tiến độ và đưa ra giải pháp xử lý vấn đề một cách hiệu quả

Việc này liên quan tới kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án. Một trong những kỹ năng quan trọng cần có là phải nắm được tiến độ tổng thể và quan sát, phán đoán xem liệu dự án có thể hoàn thành theo đúng cam kết không. Quan trọng hơn nữa là dựa trên tình hình để từ đó đưa ra những hành động để giúp dự án hoàn thành đúng kế hoạch và giải quyết được các vấn đề cản trở sự thành công của dự án. 

Một số ví dụ là đưa ra các yêu cầu với cấp trên về việc làm thêm giờ hoặc đưa thêm người vào dự án với tình hình tiến độ bị chậm nhiều mà nguyên nhân chủ yếu là do năng suất (productivity) không cao như dự kiến mà tài liệu đặc tả yêu cầu giữ nguyên hoặc thay đổi không nhiều. 

Hay là đàm phán để thay đổi thời hạn giao hàng với tài liệu đặc tả yêu cầu viết không rõ ràng ở nhiều chỗ, hoặc có nhiều thay đổi yêu cầu làm ảnh hưởng tới thời gian giao hàng. Việc chậm tiến độ thường do rất nhiều nguyên nhân, nhưng cần phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ cũng như đưa ra được đúng giải pháp để áp dụng được và có tác dụng ngay.

Giống như thầy thuốc cần bốc đúng bệnh đối với các vấn đề xảy ra làm ảnh hưởng tới tiến độ của dự án. Nhiều khi bốc nhầm thuốc khiến bệnh nhân trầm trọng hơn hoặc bốc thuốc với mong muốn trị hết các bệnh trong một khoảng thời gian ngắn khiến bệnh nhân tẩu hỏa nhập ma...Đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề của dự án cũng như vậy, nên chúng ta cần cẩn trọng và thông thái...

lam viec

5. Không dự đoán trước được các rủi ro hoặc chưa có biện pháp phòng trừ rủi ro

Không dự án nào là không có rủi ro, và BrSe cũng cần phải có kỹ năng để phán đoán về khả năng xảy ra của các rủi ro cũng như các biện pháp phòng trừ, xử lý rủi ro một cách hợp lý và hiệu quả. Việc luôn tư duy về những rủi ro phát sinh sẽ giúp chúng ta đỡ bị bất ngờ với những rủi ro xảy ra. Nếu quản lý một dự án như lái một chiếc thuyền trên biển thì các rủi ro giống như các đá ngầm ở dưới biển. Việc nhìn được những rủi ro tiềm ẩn phụ thuộc vào kiến thức và kinh nghiệm đã được tích lũy của người lái tàu.

Sau khi nhìn ra được những rủi ro rồi thì cần tìm hành động, giải pháp cho phù hợp. Không dự án nào giống dự án nào và tình hình của mỗi dự án cũng khác nhau hay thay đổi theo các thời điểm khác nhau. Nên với phần các rủi ro này nên trao đổi và public các thông tin liên quan tới rủi ro để cả team cùng một hướng nhìn. Và nhiều lúc từ member lại có những giải pháp rất hay và hữu hiệu để giải quyết, ngăn chặn các rủi ro.

6. Không chịu được áp lực của dự án (bánh mỳ pate)

Áp lực của BrSE thì giống như nằm ở giữa chiếc bánh mỳ pate, bị ép từ nhiều phía, một bên là khách hàng từ trên xuống, một bên là team offshore ép từ dưới lên. Nhiều khi là từ các bên khác như từ sếp xuống, từ các bộ phận khác ép ngang… Dự án càng to, thì áp lực từ các phía là càng nhiều. Việc thoát ra khỏi các áp lực và giải quyết các vấn đề một cách ổn thỏa, hợp lý phần nhiều phụ thuộc và chỉ số EQ và đôi khi là chỉ số AQ và nhiều nhất là kinh nghiệm của người lái tàu.

Ngoài ra, việc thấu hiểu mọi người và cởi mở chia sẻ, sharing các rủi ro, vấn đề của dự án, hay cả các vấn đề cá nhân với nhau cũng sẽ giúp giảm nhẹ áp lực từ các phía.

 

Theo viblo.asia

Japan IT Works 



Việc làm theo chuyên ngành

Việc làm theo ngành

Việc làm theo tỉnh thành