Nguyên tắc của kỹ năng quản lý thông tin trong doanh nghiệp


Kỹ năng quản trị thông tin từ lâu đã được các doanh nghiệp đề cao và phát triển không ngừng. Bởi nó chi phối tới hàng loạt hoạt động quan trọng trong bộ máy hành chính lẫn sản xuất. Vậy quản lý thông tin có những nguyên tắc gì cần tuân theo?

Quản lý thông tin là gì?

Theo wikipedia:

Quản lý thông tin (Information Management) liên quan đến một chu kỳ hoạt động của tổ chức: thu thập thông tin từ một hoặc nhiều nguồn, quyền giám sát và phân phối thông tin đó cho những người cần nó và xử lý nó cuối cùng thông qua việc lưu trữ hoặc xóa thông tin.

Quản lý thông tin bao gồm tất cả các khái niệm chung về quản lý, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, cấu trúc, xử lý, kiểm soát, đánh giá và báo cáo các hoạt động thông tin, tất cả các quá trình này đều cần thiết để đáp ứng nhu cầu của những người có vai trò hoặc chức năng của tổ chức phụ thuộc vào thông tin. 

Những khái niệm chung này cho phép thông tin được trình bày cho khán giả hoặc nhóm người một cách chính xác. Sau khi các cá nhân có thể đưa thông tin đó vào sử dụng, nó sẽ thu được nhiều giá trị hơn.

Quản lý thông tin có liên quan chặt chẽ và chồng chéo với việc quản lý dữ liệu, hệ thống, công nghệ, quy trình và - trong đó sự có mặt của thông tin là rất quan trọng đối với thành công của tổ chức - chiến lược. Quan điểm rộng rãi này về lĩnh vực quản lý thông tin trái ngược với quan điểm truyền thống hơn trước đây, rằng vòng đời quản lý thông tin này là một vấn đề đòi hỏi các quy trình, khả năng tổ chức và tiêu chuẩn cụ thể liên quan đến thông tin như một sản phẩm hoặc một dịch vụ.

Những thông tin nào mà công ty có?

quan ly thong tin 1

1. Thông tin từ khách hàng

Đây là nguồn thông tin quan trọng đối với kỹ năng quản trị thông tin của các nhà quản lý. Từ nguồn thông tin này, các nhà quản lý không những nắm được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, mà còn quan sát được cách thức làm sao cho doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro tiềm ẩn đến từ thị trường. Để có kỹ năng quản trị thông tin tốt, nhất thiết phải hiểu được và quan tâm tới nguồn thông tin này.

2. Thông tin từ nhà cung cấp

Thông tin tốt từ nhà cung cấp làm cho doanh nghiệp cảm thấy an tâm hơn về khả năng hợp tác trong tương lai gần. Ngược lại, thông tin không tốt từ đối tác là nhà cung cấp sẽ làm cho doanh nghiệp cần phải dè chừng với những mối làm ăn trong tương lai. Lúc này, kỹ năng quản trị thông tin sẽ trở thành cánh tay phải đắc lực cho doanh nghiệp chèo chống và đón đầu với những rủi ro thị trường mới.

3. Thông tin kinh tế kết hợp chính trị và xã hội

Đây là nguồn thông tin vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp ở mọi ngành nghề, mọi cấp bậc trong xã hội. Nếu đón đầu được nguồn thông tin này một cách chính xác, doanh nghiệp sẽ biết được đúng lúc và đúng chỗ, đâu là cơ hội và đâu là thách thức cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. Đồng thời, thông tin kinh tế chính trị xã hội cũng giúp cho doanh nghiệp hoạch định được những chiến lược trong tương lai xa.

4. Thông tin từ toàn bộ đối thủ cạnh tranh

Trong những yếu tố liên quan tới kỹ năng quản trị thông tin, thông tin từ đối thủ cạnh tranh vẫn luôn được xếp ở đầu danh sách cần chú ý. Sự lớn mạnh hay suy yếu của đối thủ cạnh tranh là những gì một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường phải quan tâm. 

5. Thông tin từ nhân viên

Cuối cùng, nhưng cũng là điểm yếu lớn nhất từ những nhà quản lý không đủ kỹ năng quản trị thông tin - họ coi thông tin từ phía nhân viên không đủ tầm quan trọng. Và đó chính là sai lầm dẫn tới khá nhiều hậu quả đáng tiếc, ví dụ như khủng hoảng nguồn nhân lực hoặc tệ hơn là hiện tượng nghỉ việc hàng loạt từ phía nhân viên của chính mình.

Có được thông tin rồi thì các nguyên tắc của kỹ năng quản trị thông tin là gì?

quan ly thong tin

1. Bằng chứng chuyển giao

Việc chuyển giao thông tin có thể thông qua hình thức văn bản hoặc lời nói. Trong việc chuyển giao thông tin bằng kỹ năng quản trị thông tin, thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin này là cực kỳ quan trọng. Do vậy, trong hoạt động kinh doanh, sản xuất, kỹ thuật... việc chuyển giao nói trên phải có bằng chứng để chứng minh.

2. Phản hồi

  • Có thể nói phản hồi là yếu tố quan trọng thứ hai trong kỹ năng quản trị thông tin. Nguyên tắc phản hồi được thể hiện và kiểm tra qua các yếu tố:
  • Phản hồi ngay lập tức ý kiến khi nhận được một thông tin.
  • Phản hồi ngay về kết quả của từng phần.
  • Phản hồi ngay khi công việc hoặc nhiệm vụ không đúng hạn.

3. Kết quả cuối cùng

Kết quả cuối cùng luôn có tính quan trọng nhất và được coi như lời “phán quyết” cuối cùng.

4. Đảm bảo tính chính xác

quan ly thong tin 2

  • Đảm bảo tính chính xác của thông tin cho đến người nhận là yếu tố quan trọng nhất của kỹ năng quản trị thông tin.
  • Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau và được phân tích trước khi đến được người sử dụng cuối cùng, do vậy đảm tính chính xác, trung thực của thông tin là yếu tố rất quan trọng trong kỹ năng quản trị thông tin.
  • Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, kỹ năng quản trị thông tin đề cao việc cần phải tạo ra những thông tin bằng văn bản, hạn chế các thông tin “phi chính thức” như bằng miệng (lời nói).

5. Đảm bảo tính kịp thời

Kỹ năng quản trị thông tin luôn đề cao tính kịp thời. Nếu không, rất nhiều hệ lụy đáng tiếc có thể xảy ra.

Hy vọng bài tổng hợp trên giúp bạn hình dung được thông ty trong một doanh nghiệp là rất quan trọng, quản lý chúng cũng cần có kỹ năng, nguyên tắc cụ thể. Nếu không sẽ xảy ra hiện tượng thông tin quá lộn xộn, không quản lý được, thất thoát thông tin gây thiệt hạn cho doanh nghiệp. 

Tổng hợp 

Japan IT Works



Việc làm theo chuyên ngành

Việc làm theo ngành

Việc làm theo tỉnh thành