Đến cả các chuyên gia quản lý dự án giàu kinh nghiệm cũng có thể vấp phải sai lầm khi quản lý những dự án có quy mô lớn, phức tạp, nhiều thay đổi. Tuy các dự án hoàn toàn riêng biệt, nhưng đầu mối vấn đề thường giống nhau. Vậy nguồn gốc của sai lầm là gì, và cách giải quyết là như thế nào?
Dưới đây là những sai lầm mà BrSE hay mắc phải khi quản lý dự án và cách khắc phục.
1. Không giao tiếp và đề ra mục tiêu cụ thể với các bên liên quan từ khi bắt đầu triển khai dự án
“Quan trọng là cả team cần biết được vị trí của từng người, đi kèm trách nhiệm và kết quả chuyển giao” - phát biểu của Shami Ahuja, GĐ Công ty Nisum - chuyên tư vấn công nghệ theo phương pháp Agile.
Đó là lý do cần tổ chức Kickoff Meeting (cuộc họp đầu tiên giữa các bên liên quan trong dự án) ngay từ khi bắt đầu dự án.
Kickoff Meeting giúp xác định và thiết lập kì vọng, giúp team tự lực và có tính tổ chức hơn. Cuộc họp cũng giúp truyền tải trách nhiệm, chia sẻ quyền sở hữu dự án mạnh mẽ hơn cho tất cả.
2. Không chia nhỏ dự án ra thành từng giai đoạn
“Cần chia nhỏ dự án thành các giai đoạn, với mục tiêu tạo thành những đầu việc có thể xử lý được. Điều này làm giảm áp lực tâm lý, tạo sự tự tin, thoải mái cần thiết để mọi người cùng đương đầu với những dự-án-bất-khả-thi. Từ đó, dần dần hoàn thành các công việc từ đơn giản đến phức tạp.” – lời chia sẻ của Sid Soil, chủ sở hữu của đơn vị cung cấp hình ảnh và lưu trữ tài liệu DOCUdavit.
Mục đích ở đây là tránh làm cho team dự án cảm thấy quá tải. Người PM cần dành nhiều thời gian để hiểu sâu về các khía cạnh dự án, từ đó phân rã công việc ra thành từng đầu việc nhỏ.
Cần sự quan sát để chọn lọc những ưu điểm của các thành viên tin cậy trong team, và giao task đúng người-đúng việc.
3. Không sắp xếp dự án theo thứ tự ưu tiên
“Đặc thù ở ngành CNTT đó là nhiều dự án có thể phải chạy cùng lúc, phục vụ cho nội bộ công ty và yêu cầu khách hàng.” Courtney Thompson, CIO của Green House Data- một công ty cung cấp trung tâm dữ liệu, giải thích.
“Nhiều lần, chúng tôi thấy nhân viên tối tăm mặt mũi với những dự án có mức độ ưu tiên thấp. Trong khi một dự án có mức ưu tiên cao hơn lại đang bị lơ là và bắt đầu có nhiều dấu hiệu khủng hoảng.”
Vì vậy, cần làm rõ ngay từ đầu những nhiệm vụ nào mang tính ưu tiên ra sao, và thông báo cho tập thể team dự án ngay khi có sự thay đổi về mức độ ưu tiên.
“Rõ ràng, trao đổi về thứ tự ưu tiên dự án giúp ta tránh được vô vàn rắc rối về sau.”
4. Quên rằng Quản lý dự án cũng là Quản lý con người
“Quá nhiều PM bị sa lầy trong phạm vi, chất lượng, chi phí và timeline dự án. Họ quên đi những nỗ lực của những người đang thực sự hoàn thiện dự án từng ngày.” – ý kiến của Irfan Kapasi, GĐ Quản lý của Computer Task Group.
Thất bại trong việc quản lý nhân sự có khả năng dẫn đến “chậm trễ tiến độ, ảnh hưởng chất lượng, và kết quả là chi phí vượt mức.”
Để khắc phục sai lầm này, Irfan khuyên mọi người hãy hiểu giá trị và sự quan trọng của các bên liên quan trong dự án, và sắp xếp thời gian để duy trì tương tác. Bao gồm cả các nhà tài trợ, thành viên nhóm dự án, giám đốc điều hành, nhà cung cấp và các bên liên quan.
Hãy bằng mọi cách đảm bảo rằng mọi người đều có chung tầm nhìn thống nhất vì tương lai của dự án.
5. Không tương tác thường xuyên với thành viên team dự án
“Rất phổ biến với PM dưới áp lực tiến độ, họ quên đi cuộc họp với team hoặc quên việc cập nhật tình hình với key stakeholder (bên liên quan chính)” – Bob Drainville, sáng lập app theo dõi thời gian Timesheet Mobile, nhấn mạnh.
“Cần có một lịch họp thường xuyên với danh sách người tham dự cụ thể và những người liên quan có ảnh hưởng tới dự án.”
Drainville đặt trọng tâm vào việc giữ đúng số lượng người tham dự các cuộc họp, anh quan niệm “quá nhiều người sẽ làm hỏng việc, vì ai cũng muốn nêu quan điểm và cảm thấy cần đóng góp ý kiến cả.”
6. Để thay đổi vượt quá tầm kiểm soát
“Scope creep (vượt phạm vi dự án) thường rất dễ xảy ra và lại khó kiểm soát.”- ý kiến của Kofi Senaya, đại diện Clearbridge Mobile.
“Những đòi hỏi về yêu cầu đi kèm với áp lực, ảnh hưởng đến tầm nhìn chung. Nếu không quản lý khéo, cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ sự thành công của dự án”.
Tuy nhiên, vẫn có khả năng giải quyết Scope creep.
Hãy cân nhắc liệu các yêu cầu mới có đồng nhất với tính năng chung của sản phẩm? Chúng có thực sự hữu dụng cho người dùng cuối? Có cần thiết phải có chúng không? Nếu không đáp ứng các yêu cầu đó thì mục tiêu dự án có bị ảnh hưởng hay không?
Xác định rõ mục tiêu từ đầu sẽ giúp PM loại bỏ những yêu cầu không thực sự cần thiết, đe doạ đến tiến độ dự án, và chứng minh được bạn là một PM có năng lực, không dễ bị tác động.
7. Không sử dụng những công cụ Quản lý dự án
“Những phần mềm như Asana hoặc Trello rất trực quan trong việc thể hiện tiến độ dự án.
Cần biết cách sử dụng công cụ để nắm được tình hình triển khai, deadline công việc, xác định cơ hội, tăng hiệu quả và loại trừ những vấn đề có khả năng phát sinh trong tương lai.” – Kean Graham, founder & CEO của MonetizeMore, nêu ý kiến.
Nên cập nhật tình hình dự án thường xuyên. Nếu có vấn đề quan trọng (thay đổi nhiệm vụ, phạm vi hoặc deadline), PM cần cập nhật dự án trong 24 giờ.
Làm vậy, mọi người sẽ có được thông tin cụ thể, mang tính thời sự về dự án đang chạy.
8. Không có khả năng thích nghi với thay đổi trong hoàn cảnh tiêu cực
Nhiều khi, ta bỏ ra nỗ lực nhưng kết quả vẫn không như ý.
“Nỗi sợ thất bại sẽ khiến nhà quản lý dự án cố gắng cứu vãn tình hình, nhắm mắt theo đuổi một dự án đáng lẽ ra nên dừng lại vì lợi ích chung của công ty.” Brandon Evans, CTO của Changepoint, nói lên quan điểm.
Nếu dự án thực sự quan trọng về mặt chiến lược, nhưng lại gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp có thể thay đổi định hướng và điều chỉnh ngân sách, nguồn lực hoặc kì vọng.
Vẫn cần chú ý cập nhật thông tin liên tục để các bên liên quan có thể đưa ra quyết định chính xác nhất vào đúng thời điểm.
Tác giả: Jennifer Lonoff Schiff
Nguồn: CIO
Người dịch: Kat – Atoha
Japan IT Works
