Nếu may mắn, người bàn giao và người được bàn giao sẽ có 1 giai đoạn được ngồi trực tiếp với nhau để truyền đạt công việc trong vài ngày. Người bàn giao sẽ mô tả về công việc đang làm bằng...mồm và để lại một mớ tài liệu khiến người được bàn giao không biết phải bắt đầu từ đâu, và khi người bàn giao đi, người được bàn giao bắt đầu loay hoay với một mớ bòng bong và lúc đó mới phát sinh rất nhiều vấn đề mà tiếc là không còn người phù hợp nhất để hỏi nữa rồi!
Sau đây là những sai lầm thường thấy của cả người bàn giao và người nhận bàn giao mà mình đã và đang gặp trong các dự án. Có cả những sai lầm của chính bản thân mình nữa, hi vọng sẽ giúp các bạn học được bài học gì đó từ sai lầm của người khác mà không phải tự mình trả giá.
7 Sai lầm của người bàn giao (gọi tắt là người cũ)
- Chỉ hướng dẫn người mới các bước chuẩn khi làm công việc đó một cách trơn chu trong điều kiện lý tưởng mà không bổ sung các tình huống ngoại lệ có thể sẽ xảy ra. Trong quá trình làm công việc đó từ trước tới giờ chắc chắn sẽ có những tình huống mà trong tài liệu manual (hướng dẫn) chưa liệt kê đủ, và người cũ chỉ nhớ trong đầu như kinh nghiệm bản thân mà không ghi chép lại, dẫn đến khi bàn giao dễ bỏ sót.
- Không lập kế hoạch và tạo tài liệu bàn giao: khi người mới đến, nghĩ ra việc gì bàn giao lại việc đó, dẫn đến có một vài việc ít khi làm (định kỳ 1 quý/1 năm làm 1 lần) thì quên không bàn giao.
- Không đủ thời gian để làm cùng người mới các công việc khó, chỉ đủ thời gian để truyền đạt bằng...mồm. Sau khi người cũ đi rồi, người mới mới bắt đầu mới được sờ mó thật sự vào công việc đó và loay hoay rất dễ làm sai dẫn đến năng suất và chất lượng đều giảm.
- Công việc bàn giao không được giám sát/ review bởi ai, chỉ do người mới và người cũ làm với nhau. Quản lý nhóm chỉ bước tới hỏi qua loa bàn giao xong chưa, hoặc thậm chí cứ mặc định nghĩ chắc phải bàn giao hết rồi mới đi chứ! Để rồi sau khi người cũ đi thì một loạt vấn đề bắt đầu phát sinh!
- Tâm lý người cũ là mình sắp đi rồi, không còn phải có trách nhiệm gì với việc này nữa, nên sau khi mình đi dù có xảy ra chuyện gì thì mình cũng không liên quan. Chính tâm lý đó dẫn đến việc bàn giao không có tâm, nội dung bàn giao không đầy đủ, không chi tiết và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án.
- Người cũ truyền đạt theo kiểu cứ nghĩ người mới hiểu biết hệ thống/ công việc / tổ chức như mình bây giờ mà không đặt mình vào vị trí người nghe. Khi truyền đạt, nên hỏi để biết level của người nghe đến đâu, tốt nhất là truyền đạt theo kiểu người nghe chưa biết gì.
- Trước khi đi, người cũ không thông báo lại cho các bên mà mình đang làm việc cùng về việc thay người mới, giới thiệu người mới với các bên liên quan mà cứ thế đi, các bên liên quan thì cứ gửi mail theo địa chỉ cũ, mail đến không có ai nhận, hỏi ra mới biết thay người từ bao giờ! Hậu quả làm đình trệ công việc trong 1 thời gian và gây ấn tượng không tốt cho các bên liên quan. Hoặc tự nhiên không một lời giới thiệu mà người mới nhảy vào làm việc của người cũ gây hoang mang cho mọi người.
7 Sai lầm của người nhận bàn giao (gọi tắt là người mới)
- Chưa hình dung ra được bản chất công việc mà mình phải nhận, chỉ biết người chuyển giao bảo làm gì thì làm đó, và yên tâm là nó làm thế từ trước giờ đúng thì mình cũng làm thế. Tuy nhiên, chính vì không hiểu bản chất công việc nên có nhiều case ngoại lệ phải xử lý khác đi thì người mới sẽ không biết cách giải quyết hoặc tùy tiện phán đoán dù không hiểu rõ. Lúc đó người cũ đi rồi, hỏi người khác thì họ lại bảo không nắm rõ. Biết làm thế nào đây?
- Không chủ động xin làm thử để khi người cũ còn ngồi đó, mình được làm thật và sẽ có người để hỏi khi gặp sự cố. Bằng cách đó, bạn sẽ hiểu bản chất công việc và biết đâu sẽ xuất hiện tình huống mà người cũ quên chưa truyền đạt.
- Không ghi chép lại đầy đủ lời người mới truyền đạt mà chỉ nghe họ rót mật vào tai là việc này đơn giản lắm, có tài liệu guidelines hết rồi, chú yên tâm đi. Ở giai đoạn bàn giao này, phải coi lời người truyền đạt như vàng như ngọc, đó là những kinh nghiệm họ đúc rút ra được trong suốt quá trình làm việc nên có thể có nhiều thông tin quý giá mà guidelines không nhắc đến. Hãy ghi chép đầy đủ!
- Chỉ nghe lời truyền đạt của người cũ và làm theo, chủ quan không đọc lại các tài liệu hướng dẫn ban đầu vì nghĩ chắc họ nói thế là đủ rồi. Dù có thế nào thì hãy lấy tài liệu hướng dẫn làm base, những lời truyền đạt bằng miệng chỉ nên tham khảo và bổ sung nếu trong tài liệu hướng dẫn không ghi.
- Không dùng mail để ghi chép và xác nhận với người cũ về các công việc đã được bàn giao dẫn đến tình huống bên nọ nói đã bàn giao rồi bên kia bảo chưa và không tránh khỏi mâu thuẫn.
- Chỉ đọc tài liệu chính thống của dự án mà không tham khảo các thông tin khác như: các câu hỏi trao đổi giữa các bên từ đầu dự án, các lỗi mà đội dự án đã gặp phải,... nếu chịu khó tham khảo nguồn đó, bạn sẽ có thêm các thông tin rất đáng quý mà trong tài liệu dự án có thể không có.
- Chỉ nghe lời truyền đạt mà không hỏi xin người cũ các email quan trọng trao đổi về công việc đang được bàn giao. Chắc chắn rằng ngoài tài liệu chính thống ra, trước khi bắt tay vào làm, các bên sẽ có nhiều email trao đổi để giải đáp khúc mắc, thống nhất cách làm,... nên hãy chủ động xin người cũ nếu có email như vậy thì tìm và forward cho mình.
Một khi việc bàn giao ảnh hưởng đến chất lượng dự án thì đó không phải chỉ là lỗi của bên bàn giao, mà đó là lỗi của cả 2, cả người cũ và người mới, người mới không thể trách người cũ không bàn giao công việc đó cho mình, vì nếu mình ghi chép lại, xác nhận với quản lý về toàn bộ công việc được bàn giao thì đã không có việc nào bị bỏ sót. Hoặc khi người mới làm việc chưa quen, gây ra lỗi, người mới tự cho mình cái quyền mới vào nên chưa quen việc, tất yếu sẽ có lỗi nọ lỗi kia. Đó không phải là lý do chính đáng, việc thay người không phải do các bên liên quan, mà do chính nội bộ team mình nên đừng để các bên liên quan phải là bên chịu hậu quả.
Sắp hết năm tài chính ở Nhật rồi, mùa chuyển việc sắp đến rồi, hãy nằm lòng các sai lầm trên để tránh các hậu quả không đáng có nhé các bạn. Làm thế nào để việc thay người diễn ra mượt mà nhất có thể, không ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng dự án.
Theo Nguyễn Thu Hiền
Japan IT Works
