BrSE có vai trò là một người phân tích yêu cầu từ khách hàng (Business Analyst), là lập trình viên (Developer) khi cần thiết, là người kiểm thử (Tester) khi bàn giao sản phẩm đồng thời cũng là người giám sát kế hoạch thực hiện (Project Manager).
Yếu tố để làm nên một BrSE vừa chuẩn Nhật vừa chuyên nghiệp là gì?
Dưới đây là 3 điều mà một BrSE cần nắm và thuần thục hơn để trở thành một BrSE chuyên nghiệp.
Communication - giao tiếp
1. Trình bày một vấn đề cho khách hàng hiểu
Các bạn để ý khi người Nhật trình bày 1 vấn đề gì đó, họ cũng bắt đầu từ chỗ xuất phát, nói để cho người chưa nghe về vấn đề đó bao giờ cũng có thể hình dung ra được.
Vì vậy, khi trình bày thì các bạn cố gắng nói rõ ngữ cảnh, hoàn cảnh, tiền đề, rồi mới đi vào chi tiết. Khi bắt đầu trình bày, hãy coi như người đối diện chưa nắm được thông tin gì.
2. Liên lạc trước nội dung trao đổi
Trước khi họp với khách hàng, bạn dành một chút thời gian viết trong mail là muốn trao đổi về vấn đề gì, để khách hàng chuẩn bị tài liệu, hoặc có thể phải gọi người khác có liên quan vào họp cùng, hoặc có thể khách hàng phải xin ý kiến end users ở team khác thì mới trả lời bạn được.
3. Thống nhất ý kiến, quan điểm với Team offshore
Khi cần bố trí cuộc họp giữa khách hàng, BrSE, Offshore thì BrSE và Offshore cần phải thống nhất toàn bộ nội dung sẽ nói trong cuộc họp với nhau.
Ngoài ra, BrSE nên trao đổi trước với offshore để nắm được tối đa thông tin, để khi khách hàng hỏi, bạn có thể trả lời ngay mà không cần mất thời gian quay ra xác nhận với Offshore bằng tiếng Việt.
4. Tương tác với khách hàng, xác nhận nội dung khách hàng truyền đạt
Khi nghe khách hàng nói, BrSE nếu nghe được, hãy biểu hiện ra ngoài là mình nghe được, hiểu được (gật đầu nói はい) nếu không hiểu hoặc không chắc chắn, bạn nên confirm lại ngay. Kể cả khi hiểu hết nội dung khách hàng nói, chúng ta cũng nên nhắc lại một cách tóm tắt, để khách hàng yên tâm là mình đã nắm được.
5. Trao đổi trung gian
Khi khách hàng giao việc, bước đầu bạn hãy tạo ra template, confirm với khách xem làm theo template đó có được không, rồi mới làm tiếp. Như vậy sẽ tránh mất thời gian và công sức làm lại nếu chẳng may ta hiểu sai ý khách hàng.
6. Liên lạc khi nghỉ phép dài ngày
Một BrSE chuyên nghiệp sẽ cố gắng hoàn thành công việc một cách tốt nhất trước khi nghỉ phép, gửi mail cho tất cả những người liên quan, liệt kê trạng thái các công việc mình đang làm, nếu có vấn đề gì sẽ nhờ ai giải quyết,… đảm bảo công việc được thông suốt dù mình không ở đó.
Viết tài liệu, viết mail như thế nào
1. Tham khảo từ người khác
Thay vì tự mình viết ra email, báo cáo, bạn hãy lưu lại các câu email, báo cáo mà cảm thấy có ích cho mình sau này vào 1 file excel.
Vì sao lại vào file excel, vì chức năng search trong excel có performance rất cao, tìm rất nhanh, mà excel lại cho mình phân loại, filter nữa, điều mà word không có. Khi nào cần viết về cái gì, bạn chỉ cần search từ khóa, và tham khảo cách viết của người khác vậy là đã tiết kiệm được khá nhiều effort rồi.
2. Kế thừa
Cũng giống như khi nói, khi viết, các kỹ sư Việt Nam của chúng ta viết tài liệu thường lủng củng, sai sót nhiều. Vậy nên hãy dùng template có sẵn của khách hàng, vấn đề gì trình bày được bằng sơ đồ thì hãy tận dụng.
Ngoài ra, không được coi thường, bỏ qua các thông tin mà các kỹ sư Việt Nam coi là không cần thiết ví dụ như lịch sử chỉnh sửa tài liệu, mục lục, title… Sau khi copy paste, nhất thiết phải đọc lại từng câu từng chữ tránh lỗi copy paste – lỗi rất hay gặp của người Việt Nam.
Kỹ năng trao đổi thông tin cũng là một trong những yếu tố quan trọng của nghề BRSE
Tác phong chuyên nghiệp của một BrSE
- Khi đi vệ sinh, rửa tay xong hãy dùng khăn mùi xoa lau tay.
- Hãy giữ cơ thể luôn sạch sẽ, đầu tóc quần áo chỉnh tề khi tiếp xúc với khách hàng.
- Dù công việc có bận rộn thì thỉnh thoảng bạn cũng nên giao tiếp với những người xung quanh, điều này tuy nhỏ nhưng có lợi rất nhiều cho công việc.
- Khi đi họp với khách hàng bạn hãy mang PC theo hoặc cầm theo quyển sổ và cái bút để ghi chép lại những điều quan trọng. Điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng.
Trở thành một BrSE không phải là chuyện một sớm một chiều có thể làm được. Đó là mục tiêu mà ai cũng phải phấn đấu cả cuộc đời sự nghiệp của mình. Vì vậy hãy luôn hoàn thiện hơn để trở những điều mình đang làm trở nên tốt đẹp hơn nhé!
Sưu tầm
Japan IT Works
