Đối với nhân viên mới, mọi thứ diễn ra trong công ty đều lần đầu tiên thú vị.
Đặc biệt, nếu bạn quyết định tham dự một cuộc họp mà các nhân viên ở nhiều năm và vị trí khác nhau tụ tập, bạn sẽ cảm thấy bất an và lo lắng về việc liệu bạn có nghĩ rằng mình là một nhân viên mới vi phạm cách cư xử hay không.
Tuy nhiên, nếu bạn biết trước các nghi thức của cuộc họp, chuẩn bị cho từng nghi thức và chú ý những điểm cần lưu ý, bạn có thể vượt qua cuộc họp mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Kiểm tra trước cuộc họp
Việc bạn được yêu cầu tham dự một cuộc họp là bằng chứng rằng người tổ chức cuộc họp hoặc sếp muốn bạn tham dự hoặc cần phải tham dự.
Ngay cả khi bạn tham dự thay mặt cho tiền bối của mình, thì cũng cần phải "thay mặt cho tiền bối tham dự."
Miễn là bạn tham gia cuộc họp, đừng nghĩ rằng nó không liên quan đến bạn, nhưng hãy lưu ý rằng bạn là một thành viên quan trọng của cuộc họp. Với ý nghĩ đó, hãy kiểm tra ba điểm sau trước cuộc họp.
1. Hiểu mục đích của cuộc họp
Mục đích của cuộc họp bạn tham dự là gì?
Một số cuộc họp là để chia sẻ thông tin, trong khi những cuộc họp khác để xem xét các chương trình nghị sự quan trọng và đưa ra kết luận.
Để tham dự, hãy suy nghĩ về vị trí mà bạn nên tham gia cuộc họp giữa các thành viên có chức vụ và năm tháng khác nhau. Trong một số trường hợp, bạn được yêu cầu phát biểu với tư cách là một người trẻ tuổi, và trong các trường hợp khác, bạn được yêu cầu đưa ra ý kiến với tư cách là một người đang làm việc trong lĩnh vực này.
Bằng cách tham dự cuộc họp sau khi xem xét trước mục đích và vị trí của cuộc họp, nguy cơ phá hủy bầu không khí của cuộc họp được giảm bớt.
2. Tổ chức thông tin cần thiết cho cuộc họp
Cuộc họp càng có nhiều người tham gia thì càng có nhiều khả năng chủ đề và tài liệu của cuộc họp sẽ được chia sẻ trước với những người tham gia. Ít nhất, hãy đọc trước thông tin được phân phối và chuẩn bị như ghi chú lại những gì bạn có thể mong đợi từ vị trí của mình.
3. Giả sử thứ tự chỗ ngồi
Khi phòng sử dụng và các thành viên tham gia được biết đến, chúng ta hãy giả sử thứ tự chỗ ngồi trước.
Điều này là do có ghế trên và ghế dưới trong phòng họp, cũng như có ghế trên và ghế dưới trong phòng ăn.
Ở đây, tôi sẽ giới thiệu một phương pháp đơn giản để xác định ghế trên và ghế dưới của phòng họp.
Cơ sở là ô cửa.
Ghế xa cửa nhất là ghế trên, và ghế gần nhất với ngưỡng cửa là ghế dưới.
Nếu có nhiều ô cửa và có bảng trắng, phía có bảng trắng sẽ là ghế trên.
Tùy từng công ty, quy tắc này không được áp dụng, và không có trường hợp nào mà vị trí cấp trên được quyết định như một nét văn hóa của công ty, vì vậy nếu bạn lo lắng, hãy tham khảo ý kiến của cấp trên hoặc sếp của mình.
Về thứ tự chỗ ngồi hãy tham khảo tại đây để biết về quy tắc ghế ngồi trong văn hóa doanh nghiệp.
Kiểm tra một vài giờ trước khi cuộc họp bắt đầu
1. In tài liệu ra và mang theo bên mình
Nếu bạn có tài liệu được phân phát trước, bạn có thể in chúng ra và mang theo bên mình, đề phòng.
Nếu các slide trình chiếu tại cuộc họp đã được phân phát trước thì khi sao chép không nên tạo một slide cho mỗi tờ giấy sao chép mà phải có ít nhất hai slide, dù có giảm bớt cũng dễ hiểu. đặt khoảng 6 trang chiếu trong một tờ giấy sao chép.
Ngoài ra, in hai mặt cho phép bạn thể hiện với môi trường xung quanh rằng bạn không lãng phí chi phí của công ty.
2. Kiểm tra xem ghi âm / ghi hình cuộc họp có ổn không
Điều quan trọng là phải làm cho bộ não của bạn hoạt động hết công suất để ghi lại chính xác nội dung cuộc họp, nhưng nếu bạn có thể ghi âm, ghi hình và quay bằng máy ghi âm, máy ảnh kỹ thuật số, điện thoại thông minh, v.v., thì sẽ bảo toàn nội dung chính xác hơn.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào nội dung cuộc họp, việc ghi âm / ghi hình / quay phim có thể được NG nhằm giảm nguy cơ rò rỉ ra bên ngoài. Nếu bạn ghi âm, ghi hình hoặc quay phim mà không xác nhận điều này, bạn có thể bị dán nhãn là "nhân viên mới đó bị mất trí."
Vì vậy hãy nhớ kiểm tra với người tổ chức cuộc họp để xem bạn có thể ghi âm, ghi hình hoặc quay phim hay không.
3. Nói chuyện với sếp của bạn về việc bạn có thể mang theo máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của mình không
Ngày càng có nhiều người sử dụng máy tính xách tay và máy tính bảng cho công việc và mang chúng đến các cuộc họp. Nói chung, bạn sẽ sử dụng các thiết bị này để lưu giữ các biên bản và ghi chú về các cuộc họp của mình.
Tuy nhiên, một số công ty cấm sử dụng máy tính xách tay và máy tính bảng trong các cuộc họp, nói rằng chúng cản trở sự tập trung của các cuộc họp. Ngoài ra, tùy theo nội dung cuộc họp, xét đến nguy cơ rò rỉ thông tin, có thể không mang tất cả các thiết bị điện tử vào.
Nếu toàn công ty có quy định không được mang máy tính xách tay hoặc máy tính bảng vào các cuộc họp, đừng quá lo lắng vì công ty sẽ nói với bạn khi bạn trở thành nhân viên mới.
Tuy nhiên, nếu bạn làm việc cho một công ty mà bạn có thể mang lại nhiều thứ khác nhau tùy thuộc vào nội dung cuộc họp, tốt hơn hết bạn nên kiểm tra với cấp trên và sếp của mình.
Lên lịch đến phòng họp trước ít nhất 4,5 phút
Một trong những yêu cầu đối với nhân viên mới tham gia cuộc họp là phải đóng vai trò là người chuẩn bị cuộc họp.
Tùy theo nội dung cuộc họp mà có thể di chuyển ghế và bàn làm việc để thay đổi bố cục của phòng họp. Nó cũng có vai trò cài đặt các tài liệu sử dụng trong cuộc họp vào các ghế ngồi.
Japan IT Works
